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Personalizzare notifiche e promemoria di sistema

Email e SMS che vengono generati durante i processi di registrazione e prenotazione possono essere personalizzati, così come i promemoria e i messaggi di follow-up. Quasi tutti i messaggi possono contenere stringhe di testo automatico che vengono sostituite da contenuto dinamico nel momento in cui il messaggio viene generato. Anche i messaggi video durante il processo di prenotazione possono essere personalizzati, ma con una sintassi leggermente diversa, visita la sezione Personalizzare i messaggi video di sistema.

Personalizzare notifiche e promemoria via email

Nella sezione Configura > Processo puoi scegliere di confermare gli appuntamenti via email e/o inviare agli utenti un promemoria qualche tempo prima dell'appuntamento. Di default, la email di conferma appuntamento contiene le seguenti informazioni:

Gentile Nome,

la tua prenotazione è stata creata.

Qui sotto i dettagli:

  …dettagli dell'appuntamento*…

Puoi consultare il calendario prenotazioni al seguente indirizzo::
https://www.supersaas.com/schedule/nome_account/nome_calendario?day=…

Per cortesia non rispondere a questo messaggio, è stato generato in automatico e le risposte non verranno lette. Grazie.
* Il termine "appuntamento" può essere cambiato nella sezione Configura > Processo

Conferme e promemoria di prenotazione possono essere modificate nella sezione Configura > Layout, mentre le conferme di registrazione possono essere cambiate nella sezione Impostazioni Layout.

Messaggi dinamici con stringhe di testo automatico

Il testo automatico sono "parole magiche" che vengono automaticamente sostituite da contenuto dinamico quando il messaggio viene generato. Questo ti permette, ad esempio, di rivolgerti ai tuoi clienti per nome o variare il messaggio in funzione della lingua utilizzata. Una "parola magica" è semplicemente una parola preceduta dal simbolo $, ad esempio $name. Nella tabella qui sotto trovi le stringhe di testo automatico utilizzabili nei messaggi di sistema.

Stringhe di testo automatico utilizzabili nei messaggi email e nei promemoria via sms
La parola……verrà sostituita con
$nameIl nome del destinatario, se disponibile
$dearScrive la frase "Gentile $name," tranne nel caso che $name sia sconosciuto
$loginIl nome utente di chi scrive (nulla nel caso di amministratore o utente non loggato)
$subjectIl testo che segue $subject verrà utilizzato come oggetto della email, può contenere altre parole magiche
$urlUn indirizzo web per condurre l'utente a una pagina specifica del calendario prenotazioni
$modurlUn link che contiene un token che permette la modifica della prenotazione senza dover fare login
$actionDescrive l'azione che ha generato questa email. Esempio: 'Il tuo appuntamento è stato $action' → 'Il tuo appuntamento è stato creato'
$detailsInformazioni di dettaglio sulla prenotazione, ad esempio ora e luogo
$replaceCancella tutto il testo generato dal sistema, solo il tuo testo verrà visualizzato
$nourlRimuove solo l'URL dal testo generato automaticamente dal sistema
$idL'ID della prenotazione, utile per una ricerca rapida nell'interfaccia supervisore
$slot_idL'ID dello slot al quale appartiene la prenotazione (solo sistema a capacità)
$form_idL'ID del form se questo oggetto ha un form allegato
$start
$finish
$created
L'ora di inizio, di fine e la data di creazione di questa prenotazione. Utilizza $start_time oppure $finish_time per mostrare solo l'ora
$whenVisualizza ora di inizio e di fine dell'appuntamento, e in base alla configurazione aggiunge informazioni sul fuso orario
$previous_startSe l'appuntamento è stato aggiornato, mostra l'ora di inizio prima dell'aggiornamento
$lengthLa durata dell'appuntamento nel formato H:MM o DD:HH:MM
$icalLa prenotazione verrà allegata al messaggio di notifica sotto forma di file iCalendar
$formSe un form è collegato a questo oggetto, sarà allegato come file HTML
$pricePrezzo della prenotazione. Per prenotazioni ricorrenti è il prezzo della prima
$resourcesIl nome delle risorse collegate (solo sistema multi-risorsa)
$field_1
$field_2
Visualizza il valore dei campi personalizzati definiti nella sezione Configura, scheda Processo
$field_1a
$field_2a
Visualizza il valore dei campi personalizzati definiti nella sezione Controllo Accessi
$if "action"Il resto della frase viene generato solo se action corrisponde all'azione effettuata. Vedi sotto per una lista di azioni possibili
$else {messaggio}L'istruzione $else può solo seguire un'istruzione $if. Il messaggio deve essere racchiuso in parentesi graffe e verrà visualizzato solo se il precedente $if non è vera.
$title
$location
$quantity
$description
Titolo, luogo, descrizione e quantità prenotata (solo sistema a capacità). Per calendari multi-risorsa $description rappresenta il nome della risorsa

Normalmente il testo che crei tu viene aggiunto al testo di sistema. Comunque, se usi la stringa $replace in qualsiasi punto del messaggio, il tuo testo sovrascriverà quello di sistema nella sua interezza.

Nota che il box per personalizzare il testo delle conferme di prenotazione controlla tutte le possibili conferme via email, non solo le conferme delle nuove prenotazioni. Per modificare il testo di una conferma in particolare, si dovrà usare l'istruzione condizionale $if come spiegato più in basso.

I comandi possono anche essere concatenati. Il prossimo esempio di codice sostituisce il titolo solo in caso di creazione di un nuovo appuntamento, altrimenti lascia quello di default:

$if "created" {$subject Hai un nuovo appuntamento per il giorno $start}

I valori consentiti dopo l'istruzione $if sono: created, changed, deleted, approved, refunded, placed_on_the_waiting_list, changed_on_the_waiting_list, removed_from_the_waiting_list o placed (placed significa prelevato dalla lista di attesa e inserito nelle normali prenotazioni). Puoi anche utilizzare uno specifico identificatore di lingua come IT, EN o ES per mostrare un certo messaggio solo nel caso in cui l'utente abbia selezionato quella particolare lingua sul calendario.

$if "ES" {Gracias} $else {Grazie}
Un altro utilizzo del testo automatico è quello di fornire ai tuoi clienti un link diretto a una pagina dove possono modificare il proprio appuntamento. Nelle notifiche email puoi aggiungere questo testo:
Per modificare online il tuo appuntamento segui questo link:
$modurl

Il codice $modurl genera un link contenente un token che permette all'utente di modificare o cancellare il proprio appuntamento senza dover accedere al calendario. Questa opzione è particolarmente utile se permetti agli utenti di creare appuntamenti senza doversi registrare, poiché in questo modo permetti loro di modificare il proprio appuntamento successivamente. Puoi saperne di più leggendo questo articolo sul nostro blog.

Nota che le email vengono inviate in testo semplice, non è quindi possibile aggiungere codice HTML alle notifiche.

Impostare l'indirizzo email del mittente

Di default, le notifiche email del tuo account vengono spedite con mittente norisposta@supersaas.it. E' una buona idea modificare questo indirizzo per rassicurare i tuoi utenti che il messaggio proviene effettivamente da te e per essere sicuro che le risposte arriveranno a te. Puoi modificare questa impostazione nella sezione Impostazioni Layout.

Modificare l'indirizzo che compare nel campo "Da" fa in modo che la tua email risulterà come indirizzo mittente dei messaggi di sistema e che le risposte verranno recapitate a te. Questa opzione ha però un caveat: le notifiche corrono un rischio maggiore di essere considerate spam in quanto non possiamo "firmarle". Per essere conformi agli standard di internet circa la prevenzione dello spam, verrà aggiunto un header Resent-From: SuperSaaS, a meno che tu non aggiunga il nostro mail server nel record SPF del tuo DNS. Alcuni client di posta elettronica rendono visibile al destinatario l'header Resent-From.

L'header "Reply-to", d'altro canto, continuerà a riportare norisposta@supersaas.it nel campo "Da", ma la maggior parte dei client di posta elettronica mostreranno il tuo indirizzo email come mittente.

alcuni domini email vengono configurati con un cosiddetto record SPF. Questo record segnala ad altri mail server che dovrebbero accettare email solo da un mittente elencato in quel record SPF. Se hai la possibilità e le competenze per modificare il record SPF del tuo dominio, puoi aggiungere questa stringa di testo in modo che permetta l'invio di email dai nostri server: include:spf.supersaas.com
Se vuoi mostrare il tuo indirizzo email nel campo "Da" ma il tuo dominio email non permette a terzi l'invio di messaggi in nome tuo, puoi anche inviare le email di sistema attraverso un tuo server. Utilizzare un tuo server risulta utile se vuoi evitare ogni riferimento a SuperSaaS negli header dell'email e ti permette di firmare crittograficamente i messaggi per aumentarne la probabilità di essere recapitati.

Messaggi SMS personalizzati

Nella sezione Gateway SMS del cruscotto amministrativo puoi personalizzare il contenuto dei promemoria SMS. Gli stessi codici di testo automatico utilizzati per personalizzare i messaggi email possono essere impiegati per personalizzare i messaggi SMS che invii ai tuoi clienti.

Il contenuto standard di un promemoria SMS è il seguente:
Promemoria: <titolo appuntamento> in data <data e ora>
Per esempio, ammettendo che tu non abbia modificato il testo standard del messaggio, un promemoria via SMS per una lezione di yoga apparirebbe così::
Promemoria: Yoga (Laura) in data 10/10/2020 18:00

Maggiori informazioni sulla configurazione dei promemoria via SMS sono disponibili nel tutorial relativo a conferme e promemoria.