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Sincronizza con altre applicazioni calendario

Nota: le funzionalità descritte in questa pagina sono disponibili unicamente per gli abbonati. Puoi provarle per una settimana selezionando il pulsante "Inizia periodo di prova" che trovi alla pagina "Sincronizzazione".

SuperSaaS offre diverse modalità di sincronizzazione con altri calendari. Puoi fare in modo che la disponibilità sul tuo calendario SuperSaaS dipenda da quella di Google Calendar o Outlook. E puoi trasferire le informazioni contenute negli appuntamenti del tuo calendario SuperSaaS ad un altro programma, come Apple Calendar o Outlook.

Trasferisci a SuperSaaS le informazioni di tipo libero/occupato da un calendario Google
Visualizza prenotazioni e appuntamenti di un calendario SuperSaaS in un calendario esterno

Integrare le disponibilità di SuperSaaS con il calendario Google o Outlook

Quando colleghi Google Calendar a un calendario SuperSaaS, gli appuntamenti presenti nel primo risultano come periodi non disponibili nel secondo. Questo può essere utile, ad esempio, se hai un'agenda personale Google Calendar e vuoi che i tuoi clienti prenotino in SuperSaaS solo negli orari in cui sei libero.

Una volta impostato in SuperSaaS il tuo orario di lavoro, i clienti potranno prenotare soltanto quei periodi che ricadono nell'orario di lavoro e che al contempo risultano disponibili nella tua agenda personale. Nota che soltanto l'informazione libero/occupato viene sincronizzata; in questo modo i tuoi clienti non vedranno alcun dettaglio dei tuoi impegni personali.

Questo tipo di sincronizzazione tra SuperSaaS e Google Calendar puó risultare utile anche se vuoi definire degli orari di apertura piú complessi rispetto a quelli standard. Puoi creare schemi di appuntamenti ricorrenti in Google Calendar in modo che rimangano liberi solo gli orari che desideri.

I passi necessari per configurare la sincronizzazione sono i seguenti:

  1. Nel tuo Google Calendar, espandi la sezione I Miei Calendari, posiziona il mouse sopra il nome del calendario di tuo interesse e clicca sui tre puntini che appaiono. Calendario Google
  2. Ora clicca Impostazioni e Condivisione
    Clicca su condivisione
  3. Seleziona Autorizzazioni all'Accesso nel menu a sinistra. Clicca sulla casella Rendi disponibile pubblicamente e seleziona l'opzione Vedere solo disponibile/occupato (nascondi dettagli) . Autorizzazioni Google Calendar
  4. Scorri in basso alla sezione Integra Calendario e copia l'ID calendario come mostrato qui sotto. Se hai un unico Google Calendar, molto probabilmente l'ID corrisponde al tuo indirizzo email. ID Calendario Google
  5. Nel cruscotto amministrativo SuperSaaS, vai alla sezione Supervisiona > Sincronizza. Qui puoi inserire l'ID del calendario Google. Cliccando il pulsante Salva modifiche il software verificherà la connessione tra i calendari e un messaggio nella parte superiore dello schermo confermerà il successo dell'operazione.

Una volta terminata la configurazione, SuperSaaS comunicherà con Google Calendar per gli aggiornamenti. La frequenza con cui vengono aggiornate le disponibilità da Google Calendar dipende da quanto spesso gli utenti accedono al tuo calendario.

Ogni volta che qualcuno utilizza il tuo calendario, il sistema valuta se le informazioni in suo possesso sono piú vecchie di 15 minuti, e se lo sono le aggiorna. Il processo di aggiornamento puó richiedere alcuni secondi e per visualizzare le informazioni aggiornate potrebbe essere necessario ricaricare la pagina. Le informazioni recuperate durante l'aggiornamento arrivano fino a 5 mesi nel futuro, potrebbe quindi essere necessario assicurarsi che gli utenti non possano prenotare con un anticipo maggiore.

Se vuoi che un appuntamento in Google Calendar non risulti come intervallo indisponibile in SuperSaaS, in Google Calendar puoi selezionare Modifica evento e scegliere l'opzione Mostra come: Disponibile. Se invece vuoi poter inserire appuntamenti in SuperSaaS anche in intervalli di tempo occupati in Google Calendar, seleziona l'opzione Amministratore e superuser possono ignorare i vincoli di orario di apertura nel tab Orari.

Assicurati che i fusi orari siano configurati in modo corretto

Assicurati che i fusi orari siano configurati correttamente, sia in Google Calendar che in SuperSaaS. Non è necessario che in entrambi i calendari sia impostato il medesimo fuso orario, ma se i fusi sono diversi i rispettivi orari verranno aggiornati di conseguenza, quindi sarà importante accertarsi che tale aggiornamento sia intenzionale.

Integrare le disponibilità di SuperSaaS e Outlook

Per fare in modo che la tua disponibilità in SuperSaaS dipenda da quella in Outlook, per prima cosa è necessario stabilire una sincronizzazione tra Outlook e Google Calendar. Per fare questo serve un apposito programma di terze parti. Google Calendar è gratuito e facile da configurare. Non è quindi richiesto che utilizzi attivamente Google Calendar come tuo calendario, puoi utilizzarlo semplicemente come ponte tra Outlook e SuperSaaS.

Esistono diversi programmi di sincronizzazione, eccone alcuni:

  • gSyncit (gratuito per sincronizzare un singolo calendario)
  • Sync2
  • Sync Mac (per utenti Mac, gratuito)

È necessario sincronizzare con Google soltanto il calendario di Outlook, tralasciando i contatti e le attività. Una volta effettuata la sincronizzazione tra Outlook e Google Calendar, avvia la sincronizzazione tra SuperSaaS e Google come descritto sopra. Una volta terminata la procedura, gli intervalli di tempo occupati in Outlook compariranno come slot bloccati sul tuo calendario SuperSaaS.

Visualizzare SuperSaaS in un'altra applicazione calendario

E' possibile pubblicare il calendario SuperSaaS in una qualsiasi altra applicazione calendario in grado di ricevere feed nel formato standard iCal (RFC 2445), come Microsoft Outlook, Apple iCal o Google Calendar. Il collegamento è monodirezionale: se modifichi un appuntamento online in SuperSaaS, la modifica si rifletterà nella tua agenda Outlook (solo dopo averla sincronizzata). Ma non viceversa.

Puoi anche utilizzare il link webcal per visualizzare gli appuntamenti del calendario SuperSaaS sul tuo palmare, ad esempio l'iPhone, ma di solito la versione 'mobile' del nostro sito è la scelta migliore in quanto offre più funzionalità.

Sono necessari tre passaggi per configurare la sincronizzazione:

  1. Per sottoscrivere un feed iCal, devi prima di tutto creare il link "webcal" al tuo calendario SuperSaaS: entra nella sezione Supervisiona >, clicca la scheda Sincronizza e segui le istruzioni che trovi nella pagina.
  2. Se utilizzi Google Calendar, vai nelle Impostazioni del tuo calendario principale e clicca sulla sezione Aggiungi Calendario sul lato sinistro della pagina. Integrazione di Google Calendar con SuperSaaS
  3. Ora puoi selezionare l'opzione Da URL e aggiungere il link webcal. Inserisci indirizzo web

Gli appuntamenti di un calendario sottoscritto sono mantenuti separati da quelli del tuo calendario SuperSaaS, quindi puoi anche modificare o cancellare i primi senza influire sui secondi

Se invece vuoi aggregare gli appuntamenti dei due calendari, puoi scaricare quelli di SuperSaaS dalla scheda Supervisiona > Download e caricarli nell'altra applicazione. In questo caso, però, gli appuntamenti non verranno più aggiornati automaticamente. Una soluzione intermedia è quella di configurare SuperSaaS per spedire automaticamente email di conferma con un allegato iCal ogni volta che viene creato un nuovo appuntamento o prenotazione. Questo ti permette di aggiungere gli appuntamenti al tuo calendario con un singolo clic. Puoi aggiungere un allegato iCal includendo la parola magica $ical nelle tue email di conferma.

La frequenza con cui le informazioni vengono aggiornate dipende dalla tua applicazione calendario (non da SuperSaaS). Il protocollo iCal non è particolarmente efficiente e permette l'aggiornamento di un numero limitato di informazioni. Questo significa che nessuno dei campi personalizzati che hai definito in SuperSaaS verrà trasferito.

Nota che la frequenza con la quale Google Calendar aggiorna le informazioni non è sotto il nostro controllo e può richiedere diverse ore. Di seguito viene spiegato un metodo più rapido per sincronizzare Google. La frequenza di aggiornamento con altre applicazioni calendario, ad esempio Microsoft Outlook, è nell'ordine della mezz'ora in configurazione standard.

Il protocollo iCal non offre strumenti di autorizzazione. Se temi che qualcuno possa scoprire il tuo link webcal e utilizzarlo a tua insaputa, puoi bloccarlo. Nella sezione Configura > Accesso, in basso nella pagina puoi selezionare Blocca l'accesso da programmi quali Outlook e Google Calendar. Una volta selezionata questa opzione la sincronizzazione via iCal sarà disabilitata.

Sincronizzazione personalizzata di SuperSaaS con Google Calendar

La sincronizzazione standard via iCal di SuperSaaS con Google Calendar è relativamente lenta, avviene solo una o due volte al giorno. Tale frequenza è controllata da Google e non è configurabile.

Per superare questo vincolo, è possibile utilizzare un webhook e ottenere in questo modo una sincronizzazione pressoché istantanea tra Google Calendar e SuperSaaS, sincronizzazione che include anche il trasferimento a SuperSaaS di appuntamenti modificati o cancellati in Google Calendar. Un ulteriore vantaggio è quello di poter personalizzare in modo preciso le informazioni da trasferire: potresti ad esempio visualizzare il prezzo di una prenotazione presente in SuperSaaS sul tuo Google Calendar. Configurare manualmente un webhook è un'operazione complessa, ma esistono siti web che possono automatizzare tutte le operazioni necessarie. In particolare, Integromat.com e Zapier.com offrono dei modelli di webhook che permettono di configurare la sincronizzazione tra SuperSaaS e Google Calendar (e molti altri servizi) in pochi clic.

Gli sviluppatori SuperSaaS hanno creato modelli di integrazione sia per Integromat che per Zapier affinché le modifiche agli appuntamenti in SuperSaaS vengano istantaneamente riportate in Google Calendar. I modelli possono essere utilizzati così come sono, ma puoi anche ampliarli e personalizzarli per soddisfare le tue necessità, ad esempio modificando i campi da sincronizzare.

Integromat