Crea una coda virtuale per gestire il flusso dei clienti

Scegli il tipo di calendario adatto

Fai clic su Crea calendario nel menu del tuo cruscotto. Verrai portato alla procedura guidata Nuovo Calendario, dove ti verrà chiesto di scegliere tra un calendario di tipo Risorsa, Capacità o Servizio. Per la coda che stiamo creando, un calendario a risorse è la scelta migliore.

Decidi come gli utenti possono accedere al calendario

Nel passaggio successivo il sistema ti chiederà se gli utenti devono accedere con login per entrare nella coda. Noi scegliamo “Nessun login necessario”, perché è la soluzione più semplice per i clienti. Se chiedi loro di creare un account, dovranno fare un po’ più di passaggi, ma potranno anche modificare in seguito la propria prenotazione.

Scegli quanti clienti vuoi avere in uno slot

In questo esempio scegliamo un cliente per slot. In un passaggio successivo ti verrà chiesto di definire la durata dello slot. Puoi ad esempio scegliere slot da 1 minuto con un solo cliente al minuto, oppure creare slot da 10 minuti e consentire 10 utenti alla volta. Entrambe le soluzioni offrono la stessa capacità. Se non sei sicuro, scegli pure un valore iniziale: potrai cambiarlo in seguito.

Dai un nome al calendario

Il titolo che assegni al calendario, insieme al nome del tuo account, forma l’URL che i clienti vedranno nel browser quando useranno la coda. Inserisci un nome breve ma descrittivo, ad esempio il nome del tuo negozio, e fai clic su Avanti. Potrai sempre cambiarlo in seguito, ma ricorda che cambierà anche l’URL del calendario.

Definisci la disponibilità

Per la durata della prenotazione imposta la lunghezza dello slot; in questo esempio usiamo 5 minuti e selezioniamo l’opzione “Tutte le prenotazioni hanno una durata fissa”. Nella sezione “Quando possono iniziare le prenotazioni?” scegli “A orari specifici” e copia quanto segue: *:00, *:05, *:10, *:15, *:20, *:25, *:30, *:35, *:40, *:45, *:50, *:55 Questi vincoli aiutano il sistema a mostrare un’interfaccia più chiara per la scelta dell’orario.

Adatta il calendario in modo che sembri una coda

Fare clic su Fine crea un calendario vuoto e lo pubblica subito. Adesso facciamo altri piccoli aggiustamenti per renderlo adatto al nostro scopo. Fai clic su Configura e apri la scheda “Layout”. Nell’opzione “Scala verticale per la vista settimanale e giornaliera” seleziona “10 min/intervallo”. Sotto “Quali viste devono essere disponibili?” deseleziona la “Vista mensile” e scegli “Orari disponibili” come visualizzazione predefinita. Infine fai clic su “Salva modifiche” in fondo alla pagina.

Poi vai alla scheda “Processo” e scegli i campi che vuoi che i clienti compilino. Noi impostiamo “Nome completo” come obbligatorio e tutti gli altri su “Non chiedere”. Se vuoi raccogliere email o numero di telefono del cliente puoi attivarli qui. Sotto “Dove mandiamo l’utente dopo aver creato con successo una prenotazione?” scegli “Invia l’utente a un URL” e inserisci un link a una pagina del tuo sito. Idealmente dovrebbe essere una pagina con un messaggio di ringraziamento. Nella nostra app dimostrativa mandiamo i clienti a una pagina che mostra la coda, ma è meno pratico perché i nomi dei clienti non sono visibili.

Infine vai alla scheda “Accesso” e, sotto “Un utente può vedere i dettagli delle voci create da qualcun altro?”, seleziona “Il calendario non mostra dettagli…”. Per un negozio questa è la scelta ovvia per motivi di privacy, ma se stai configurando il sistema per un ufficio dove le persone si conoscono potresti scegliere di mostrare i nomi nell’elenco.

Gli utenti normali vedranno lo stesso calendario ma con meno opzioni. Inoltre la maggior parte dei clienti userà un dispositivo mobile, quindi è importante controllare anche l’aspetto su schermi piccoli.

Su un telefono, la coda apparirebbe più o meno così:

Prova a creare una prenotazione per capire esattamente cosa vedranno i clienti durante il processo.

Dagli il tuo stile

Nella pagina Configura, scheda Layout, puoi inserire un testo che spiega come funziona la coda. Qui puoi anche personalizzare i colori, i link al tuo sito e i collegamenti ai tuoi canali social.

Aggiungi membri del personale

Nella sezione Gestione utente puoi creare account superuser. Questi utenti possono vedere tutte le persone nella coda e modificarne le prenotazioni. Per questo è un buon posto dove creare gli account per il tuo personale.

Notifica le persone

Nella scheda “Processo” della pagina di configurazione puoi attivare facoltativamente i campi email e numero di cellulare per raccogliere queste informazioni a fini di marketing. La stessa pagina ti permette anche di inviare una conferma via email a te stesso e/o ai clienti. Nella parte inferiore della pagina puoi limitare con quanto anticipo le persone possono prenotare sotto la voce “Con quanto anticipo un utente può aggiungere o modificare una prenotazione?”.

Aggiungi prenotazioni di durata variabile

Se il tempo necessario nella tua attività cambia da cliente a cliente, puoi offrire un menu a discesa in cui scegliere una stima. Nella scheda “Risorse” della pagina di configurazione, seleziona l’opzione “Il cliente sceglie la durata da un elenco a discesa”. Nella casella di testo che compare inserisci le diverse durate che le persone possono scegliere.

Aumenta la capacità

Se vuoi aumentare la capacità della coda puoi aggiungere più slot orari oppure più risorse, così gli utenti possono fare più prenotazioni per slot. Entrambe le opzioni si trovano nella pagina Configura, scheda Risorse. Per aggiungere risorse extra fai clic sul link “Inserisci un elenco” (visibile solo se non hai ancora aggiunto altre risorse). Lì puoi dare un nome a ogni risorsa, ad esempio “Fila 1” e “Fila 2”. Queste compariranno come opzioni separate nella coda. A volte può essere preferibile combinare più spazi in un unico slot. In questo modo l’utente vede una sola opzione per fascia oraria, e l’opzione scompare quando tutte le risorse di quella fascia sono occupate. Con SuperSaaS è possibile farlo, ma richiede un po’ di lavoro per impostarlo. I passaggi sono questi:

• Crea un nuovo calendario dal cruscotto, questa volta scegli il tipo “Servizio”
• Definisci un singolo servizio con il numero di slot che desideri offrire
• Imposta il servizio in modo che sia disponibile solo se “Uno qualsiasi di…” delle risorse è disponibile

Puoi creare una prenotazione come utente e cancellarla dopo aver verificato che la coda funzioni correttamente.

Ogni calendario ha il proprio URL, visibile sotto Panoramica. Se vuoi mandare un cliente direttamente a un calendario specifico, puoi copiare questo link in un’e-mail o in un SMS.

Ci sono diversi modi per condividere la tua coda: