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Combinare calendari

Una delle caratteristiche più notevoli di SuperSaaS è la possibilità di combinare diversi calendari per gestire scenari di prenotazione complessi. Per esempio:

Il sistema multi-risorsa può utilizzare sistemi a risorse

Dei tre tipi di sistema presenti in SuperSaaS, il multi-risorsa è l'unico che può essere collegato ad altri sistemi, nello specifico a sistemi a risorse. (Questa possibilità ha un rovescio della medaglia, ovvero che nel sistema multi-risorsa non è possibile creare appuntamenti ricorrenti o di durata variabile.)

Una singola prenotazione necessita di più risorse

Spesso un servizio necessita della disponibilità di una o più risorse. Per esempio, il servizio "massaggio" richiede la disponibilità della risorsa "fisioterapista". E il servizio "sala riunioni con proiettore" richiede la disponibilità sia della sala riunioni che del proiettore. Per calcolare la disponibilità del servizio, il sistema deve assicurarsi che tutte le risorse necessarie siano disponibili. Affinché tutto questo funzioni, crei uno o più calendari a risorse dai quali dipende il servizio. Puoi farlo prima di creare il calendario multi-risorsa, o dopo. Il collegamento del sistema a risorse avviene nella sezione Configura > Servizi del sistema multi-risorsa.

Le risorse possono essere messe in un unico sistema a risorse, o distribuite in diversi sistemi a risorse. In generale, se le risorse sono intercambiabili (ad esempio hai molteplici sale riunioni e il servizio può essere erogato in ciascuna di esse), è meglio metterle nello stesso sistema a risorse.

Diverse risorse necessarie per prenotare Diverse risorse sono necessarie per la stessa prenotazione

Gruppo di risorse, presentato come risorsa singola

Talvolta può essere sconveniente, o indesiderabile, permettere al cliente di scegliere all'interno di un gruppo di risorse simili.

Quando colleghi un servizio a un sistema a risorse che contiene molteplici risorse, vedrai nella tendina l'opzione « Una qualsiasi di … ». Puoi anche combinare risorse provenienti da calendari diversi cliccando il pulsante o. Nella sezione Configura > Servizi del calendario multi-risorsa trovi l'opzione Se sono disponibili più risorse:. Puoi fare in modo che sia l'utente a scegliere, oppure che il sistema selezioni una risorsa in modo casuale, oppure visualizzare la prima risorsa dell'elenco così come appare sul calendario.

Gruppo di risorse el calendario Gruppo di risorse presentato come risorsa singola

Nella stessa prenotazione è anche possibile combinare un gruppo di risorse con altre risorse singole. Un esempio è un gruppo di persone che prenota un tour ciclistico per il quale sono necessarie 5 biciclette e una guida, e dove non interessa prenotare una specifica guida o una specifica bicicletta. In questo caso basterà selezionare più volte l'opzione « Una qualsiasi di … ».

Singola risorsa, presentata come risorse multiple

Potresti voler presentare calendari diversi a utenti diversi, assicurandoti al contempo che il numero totale di risorse non venga sovraprenotato. Un esempio potrebbe essere un consulente che lavora in diverse sedi e vuole offrire per ogni sede un sistema di prenotazione personalizzato. Ciascuna sede potrebbe avere prezzi, servizi e orari differenti.

In uno scenario di questo tipo, creeresti un sistema a risorse come base, quindi uno o più sistemi multi-risorsa da collegare al medesimo sistema a risorse. Puoi inoltre definire gruppi di utenti per fare in modo che quelli destinati ad un calendario non accedano a un altro.

Singola risorsa, presentata come risorse multiple Singola risorsa, presentata come risorse multiple

Integrare calendari diversi in un'unica vista

A volte potresti aver bisogno di maggiore flessibilità rispetto a quella che puoi ottenere con un unico calendario: integrare più calendari può essere la soluzione. Per esempio, durante i weekend potresti aver bisogno di cuscinetti di tempo differenti rispetto a quelli della settimana lavorativa, perchè durante i weekend i tempi di viaggio sono diversi. O magari potresti volere limiti per utente diversi il venerdì per incoraggiare più persone a prenotare in quel giorno.

In questo caso creerai due (o più) sistemi a risorse, ad esempio "Feriale" e "Festivo", applicando a ciascuno vincoli differenti. Dopodiché creerai un sistema multi-risorsa e definirai un servizio dipendente da "Feriale" o "Festivo". Il risultato sarà una logica combinazione delle impostazioni di ciascun calendario. Nella prossima sezione trovi i dettagli di come i sistemi interagiscono tra loro.

Integrare calendari diversi in un'unica vista Integrare calendari diversi in un'unica vista

Come i calendari interagiscono tra di loro

Quando il sistema verifica la disponibilità tiene naturalmente conto se ci sono appuntamenti in conflitto per ciascuna delle risorse coinvolte. Ci sono comunque molti altri vincoli che puoi configurare:
  • Orari di apertura
  • Giorni speciali come ad esempio i festivi
  • Limitare con quanto anticipo può essere inserito un appuntamento
  • Limitare il numero di appuntamenti inseribili in un certo intervallo di tempo o in totale
  • Garantire la disponibilità di un Google Calendar sincronizzato

Un intervallo di tempo è disponibile se e soltanto se soddisfa tutti quei vincoli, compresi i vincoli di ciascuna risorsa dalla quale il servizio dipende. Ad esempio, se Calendario A è disponibile alle 9:00 e alle 10:00, e Calendario B è disponibile alle 10:00 e alle 11:00, allora un servizio che dipende da entrambi i calendari sarà disponibile unicamente alle 10:00. Se un servizio dipende da uno o dall'altro calendario, allora sarà disponibile alle 9:00, alle 10:00 e alle 11:00.

La scheda “Orari” nella sezione “Supervisiona” di ciascun calendario, ha una sezione nella parte bassa della pagina che determina come viene applicata la disponibilità, e una casella di controllo che permette all'amministratore di ignorare tutti i vincoli d'orario attivi nel calendario. Se disattivi un vincolo in questa pagina, viene disattivato anche nei servizi dipendenti.

Tutte le altre impostazioni del calendario si applicano unicamente alle prenotazioni effettuate in quel calendario. In particolare, vengono inviate solo una email di conferma e una di promemoria, così come configurato nel calendario dove l'utente ha effettuato la prenotazione. Le impostazioni email delle risorse dipendenti vengono ignorate. Infine, solo le impostazioni di prezzo e di pagamento vengono applicate al calendario dove è stata effettuata la prenotazione.