Tutorial
Indice dei tutorial
Calendario a Multi-risorsa

Come creare un calendario appuntamenti per una scuola di lingue

Questo tutorial utilizza un calendario appuntamenti online per lezioni di lingua che richiede la disponibilità di un numero di insegnanti presenti in un calendario a risorse separato. E' un esempio di calendario multi-risorsa collegato a un calendario a risorse.

Se hai bisogno di organizzare eventi di gruppo come lezioni, il Tutorial Calendario a Capacità è la migliore opzione. Se stai pianificando un calendario con una sola persona per volta, puoi comunque utilizzare il calendario multi-risorsa in forma autonoma o puoi provare il Tutorial Calendario a Risorse.

Considera che ci sono alcune differenze e certi preferiscono l'aspetto del calendario a multi-risorsa. Mentre l'agenda a risorse consente di ripetere gli appuntamenti e la loro durata arbitraria, il calendario multi-risorsa abilita i servizi a seconda della disponibilità di più risorse.

Questo tutorial si applica anche a servizi come la riparazione di auto o la teleconferenza che richiedono la disponibilità di risorse separate. È possibile adattare la configurazione in base alle proprie esigenze.

Prenotare un servizio

Se offri una serie di servizi, i tuoi clienti saranno in grado di sceglierli tramite una lista.

Utilizza i passaggi successivi per imparare come creare un sistema di prenotazione online per differenti tipologie di lezioni di lingua che richiedono la disponibilità di più insegnanti (come risorse).

Questo tutorial mostra le seguenti personalizzazioni:

  • Utilizzare il calendario per offrire un certo numero di servizi
  • Collegare il calendario a multi-risorsa ad un sistema di prenotazione a risorse
  • Ricevere il pagamento ad ogni servizio prenotato

Il risultato finale è visibile su Demo del calendario scuola di lingue.

Impostare il calendario in 5 semplici step

Creato un nuovo account, il modo più efficiente per impostare il vostro calendario è costruirne uno e provarlo direttamente:

Imposta un calendario base usando il Nuovo Calendario Guidato

Prima di iniziare

Per seguire i passi di questo tutorial, è necessario impostare un account e creare un calendario a risorse separato. E' gratuito e tutto ciò che serve è un indirizzo e-mail valido. Accedi al tuo account per raggiungere il Cruscotto amministrativo.

Seleziona la tipologia di calendario appropriata

Clicca su Nuovo Calendario nel menu sulla destra del tuo Cruscotto amministrativo. Sarai indirizzato al Nuovo Calendario Guidato per selezionare le impostazioni richieste del tuo calendario appuntamenti.

Per prima cosa è necessario creare un calendario a risorse separato, che indichi la disponibilità degli insegnanti. Un calendario a risorse (che permette alle persone di prenotare incontri individuali, un oggetto o uno spazio specifico) è il programma ideale per pianificare il turno degli insegnanti in modo che non ci siano due prenotazioni sovrapposte.

Dopo aver selezionato Calendario a Risorse, scegli Sistema di Registrazione o Prenotazione, il quale richiede al cliente di iscriversi al tuo calendario appuntamenti per effettuare una prenotazione. Quindi seleziona Più di uno per aggiungere più risorse. In questo tutorial, aggiungi "Qualsiasi insegnante", "Maurice" e "Michelle".

Nel passaggio successivo, rinomina il calendario con il termine "Insegnanti". Assicurati che le limitazioni orarie siano impostate correttamente con gli stessi orari che vorresti mostrare nel tuo calendario multi-risorsa.

Il Tutorial Calendario a Risorse ti spiegherà come fare. Puoi anche seguire gli step presenti in questo tutorial, ma rinomina il tuo calendario con la parola “Insegnanti” invece di “Fisioterapista”.

Imposta un calendario a risorse

Sei pronto ora a tornare al tuo Cruscotto amministrativo per iniziare a impostare il tuo calendario appuntamenti. Clicca su Nuovo calendario posto nell'angolo a destra del tuo schermo. Poiché la disponibilità delle lezioni di lingua si basa sulla reperibilità degli insegnanti dal calendario a risorse separato, selezionare Calendario multi-risorsa dall'elenco a scelta.

Questa scelta iniziale è importante, perché l'unico modo di cambiare tipologia di calendario è ricominciare da capo con un nuovo sistema.

Dai un nome al tuo calendario

Il titolo che darai al tuo calendario insieme al tuo nome account forma l'indirizzo URL che i tuoi clienti vedranno nella barra di ricerca del browser quando lo useranno il tuo calendario. Inserisci un nome breve ma descrittivo.

Dai un nome al tuo calendario

Puoi sempre cambiarlo in seguito (così come il tuo nome account) ma fai attenzione, in questo modo l'indirizzo web del calendario cambierà di conseguenza e dovrai informare prima i tuoi utenti. In questo esempio, inserisci “Lezioni di Conversazione” quindi clicca su Successivo.

Elenca i tuoi servizi e collega le risorse

Hai ora la possibilità di elencare i tuoi servizi e applicare una valore di durata standard, se necessario.

Se hai già creato il calendario a risorsa, puoi utilizzare un selezionatore posto al lato di ogni servizio, per definire quale risorsa/e siano richieste affinchè il servizio risulti disponibile. Se non l'hai ancora fatto, puoi impostarlo ora seguendo il Tutorial Calendario a Risorse.

Inserisci “Conversazione in Inglese per Principianti” come primo servizio e collegalo al calendario a risorse “Insegnanti”. Se tutti i docenti parlano Inglese, puoi abilitare la risorsa collegandola direttamente alla voce “Qualsiasi insegnante”. Puoi anche stabilire gli orari di apertura e limitazioni di tempo.

Inserisci un secondo servizio, per esempio, “Conversazione in Francese per Principianti” e poichè solo Maurice insegna Francese, seleziona la risorsa “Maurice” dal calendario “Insegnanti”.

In alternativa, se stabilisci un unico servizio, l'interfaccia utente si adatterà in modo da nascondere il selezionatore per ulteriori servizi.

Cliccando su Termina il calendario online verrà attivato. Procedi allo step 2 per vedere se il calendario funziona come previsto.

Prova il calendario per vedere se funziona come previsto

Per utilizzare la tua agenda in qualità di amministratore, clicca dal menu la voce Usa. Questo tasto è visibile solo quando sei all'interno del sito nel ruolo di amministratore.

Orario di inizio delle lezioni di conversazione

Gli utenti base vedranno lo stesso calendario ma con meno opzioni disponibili. Puoi trovare il tasto Utilizza anche sul tuo Cruscotto amministrativo.

Puoi accedere al Cruscotto amministrativo attraverso un link posto nell'angolo in alto a destra del tuo schermo. Puoi anche salvare la pagina tra i preferiti sul tuo browser per l'utilizzo quotidiano.

Prenotare una lezione

Se avete creato più di una lezione, le vedrete in una colonna sul lato sinistro del vostro Cruscotto amministrativo. Per prenotare una lezione, cliccate su uno dei chip di tempo disponibili e modificate i dettagli.

Quando clicchi su Crea Prenotazione, il calendario si aggiorna per mostrare la tua partecipazione e di conseguenza regola la reperibilità. Se desideri modificare un appuntamento, cliccaci nuovamente sopra per apportare le modifiche. Assicurati di cliccare su Aggiorna Prenotazione prima di chiuderlo, o rischierai di perdere i cambiamenti effettuati.

Gli appuntamenti che sono collegati a una risorsa saranno presenti sul calendario a risorse, ma considera che non potrai modificarli da lì. Cliccando su una risorsa apparirà una finestra popup con un collegamento diretto al calendario dove potrai modificare la risorsa. Se lo stesso appuntamento appare in più orari collegati, conterà come un solo appuntamento in abbonamento.

Adatta la configurazione

Hai così ottenuto un'agenda di base per le vostre lezioni di conversazione e potete iniziare a configurarla in base alle vostre esigenze.

Scheda dei servizi della scuola di lingua

Clicca su Configura per accedere alle Impostazioni e visualizzare il riepilogo delle differenti alternative che puoi regolare. Qui puoi anche bloccare il calendario appuntamenti o cancellarlo definitivamente da questa pagina..

Configurazione dei servizi

Nella scheda Servizi troverai quelli disponibili e il loro collegamento con le risorse. Nella metà superiore dello schermo è possibile creare e aggiornare i servizi. Puoi anche cliccare e trascinare le righe per modificare l'ordine in elenco.

Crea un nuovo servizio

Quando si fa clic su Nuovo servizio, o direttamente sull'icona di modifica di un servizio esistente, appare una finestra in cui è possibile cambiare i dettagli. Potete anche variare il colore di un servizio cliccando sulla casella colorata nell'angolo in alto a destra della finestra.

Il pulsante radio Nascosto (accanto al tasto Normale) permette di creare un servizio ma risulterà disponibile solo per l'amministratore e superuser. I servizi nascosti non appaiono nella lista dei servizi che vedono i tuoi clienti.

Configurazione per le lezioni di conversazione

Nella parte inferiore della finestra di modifica è possibile inserire una descrizione del servizio che apparirà una volta selezionato. Essa può contenere testo formattato e immagini, ma considera che è possibile collegarsi solo a immagini disponibili online.

Se si desidera, in qualità di amministratore o utente avanzato, aggiungere l'opzione di impostare una lunghezza variabile per un servizio, è possibile selezionando la casella Consentire gli superuser e all'amministratore di ignorare tutti i vincoli di tempo nella scheda Accesso. Questa impostazione consente di inserire sul calendario un orario finale degli appuntamenti a piacere invece di creare un servizio separato.

Scegli le risorse

Se il tuo account contiene un qualsiasi calendario a risorse, la finestra di modifica del servizio includerà anche una sezione contrassegnata con Risorse dove potrai indicare quali risorse di questi calendari devono essere accessibili quando prendi un appuntamento. Ad esempio, si potrebbe specificare se una lezione ha bisogno sia di un determinato docente che di una particolare aula. Oppure, se più di un docente può tenere una lezione, potete cliccare sul pulsante "o" ed elencare ciascuno di essi.

Per aggiungere nuove risorse, vai al tuo Cruscotto amministrativo, clicca su Nuovo Calendario, e seleziona Risorse come tipologia di sistema di prenotazione. Puoi aggiungere anche ulteriori risorse ad un calendario già esistente attraverso la scheda Risorse.

Configurare le impostazioni generali

Sotto Termine utilizzato per descrivere una voce, è possibile personalizzare il testo, cambiandolo e ponendone un altro al posto di "prenotazione". Potete selezionare un termine dall'elenco o utilizzarne uno personalizzato che descriverà il servizio in modo adeguato. In questo esempio, "lezione" è il termine più adatto. Verrà utilizzato in tutte le finestre di dialogo, nei testi guida e nelle conferme via e-mail.

Puoi cambiare anche il termine "utente", cambiandolo per esempio in "cliente", alla voce delle impostazioni Layout.

Limitazioni per ogni utente

Il passo successivo è determinare il numero di appuntamenti che un utente può prenotare sul calendario. Una volta raggiunto il numero limite, il cliente può solo modificare o cancellare l'appuntamento esistente.

Quando un servizio dipende da uno o più calendari a risorse, tale limite verrà automaticamente applicato anche su di essi. Se la casella di controllo È possibile effettuare più prenotazioni contemporaneamente è non selezionata, il calendario si comporterà come se ci fosse un'unica risorsa condivisa per appuntamento. Spuntate questa casella se offrite un servizio che può essere prenotato più volte contemporaneamente (ad es. una lezione che può esser svolta in qualsiasi sala riunioni).

Limitazione degli orari di inizio

La creazione di una tabella costituita da tempi disponibili prestabiliti fornisce di solito una migliore esperienza d'uso rispetto a lasciare un tempo illimitato. È possibile inserire gli orari di inizio adatti nel campo Limitazione degli orari di inizio. Gli studenti possono quindi scegliere un orario semplicemente cliccando su una fascia oraria.

Se si offre un servizio che dipende da una risorsa intercambiabile, il sistema di prenotazione mostrerà al cliente, tramite un menu a tendina, le risorse disponibili tra cui scegliere. In questo esempio, gli studenti possono selezionare l'insegnante desiderato.

Se offri più di un servizio, puoi scegliere l'ordine in cui i servizi e/o le risorse disponibili saranno presentati, sotto la voce Selezione del servizio.

Aggiungi un prezzo

La voce Prezzo ti permette di addebitare una tassa per prenotazione, o di raccogliere i riferimenti della carta di credito (non i codici a 3 cifre del Credit Verification Value) Cliccando Imposta Prezzo è possibile creare regole di prezzo dettagliate che cambino in base a condizioni particolari. Questo è discusso in dettaglio sotto la voce Aggiungi un fase di pagamento al tuo calendario.

Prezzi delle lezioni di conversazione

Prova il calendario come Cliente 

Testa il processo di pianificazione dal punto di vista del cliente per essere sicuro che funzioni come ti aspetti. Dovrai passare dal login di amministratore a quello utente, passaggio discusso con maggiori dettagli sotto la voce Prova il calendario appena creato. Puoi aggiungere lezioni in qualità di utente e cancellarle dopo aver controllato che il calendario appuntamenti funzioni.

Ogni calendario ha un suo proprio indirizzo web, visibile sotto la voce Impostazioni. Se vuoi indirizzare direttamente un tuo cliente ad uno specifico calendario, puoi copiare il link e inviarlo via email o SMS.

Calendario per gli utenti delle lezioni di conversazione

Aggiungere un sistema di registrazione al calendario nel tuo sito web

Una volta che avrai configurato il tuo calendario appuntamenti e che lo avrai testato, per garantire che si comporti come previsto, potrai condividerlo con i tuoi clienti.

Ci sono diversi modi per far accedere le persone al tuo calendario:

  1. Creare un link al tuo calendario appuntamenti SuperSaaS sul tuo stesso sito web.
  2. Incorporare la pagina SuperSaaS all'interno di un banner sul tuo sito web.
  3. Inviare alle persone il link via email o condividerlo sui social media

Puoi scoprirne di più consultando la documentazione di supporto che illustra come Aggiungere un Calendario sul tuo sito web.

esempio di installazione

Il tuo calendario appuntamenti può essere visualizzato dagli utenti in diverse modalità. Può essere inserito nel tuo sito web utilizzando un banner, usato su un dispositivo mobile o semplicemente collegato a SuperSaaS.

Puoi Utilizzare lo spazio sopra il calendario per fornire una descrizione più dettagliata o aggiungere istruzioni. Se volessi modificare l'aspetto del calendario, ci sono diverse opzioni di formattazione.