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Tre tipi di calendario prenotazioni online: quale usare?

La prima scelta che si è chiamati a fare durante la creazione di un calendario SuperSaaS è quale tipo di sistema creare.

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I tre tipi di sistema vengono definiti a capacità, a risorse, e multi-risorsa. I loro impieghi sono in parte sovrapponibili, e in certi casi più di uno andrà bene, ma senza dubbio l'esperienza ottimale risulterà da una scelta appropriata.

Utilizza un sistema a capacità per eventi di gruppo

La domanda da porsi è: quante persone devono potersi prenotare per il mio evento? Se la risposta è più di una allora è probabile che il sistema a capacità sia quello più adatto.

Esempi di eventi di gruppo per i quali un sistema a capacità sarebbe la scelta migliore:

  • Studenti che si registrano per una lezione
  • Partecipanti che si iscrivono a una conferenza

Esempi di situazioni per le quali un sistema a capacità non sarebbe consigliabile e dove invece si dovrebbe utilizzare un sistema a risorse o un sistema multi-risorsa:

  • Fissare un appuntamento con un medico(solo un paziente alla volta)
  • Un centro benessere con molteplici operatori (clienti diversi possono prenotare appuntamenti simultanei, ma non con lo stesso operatore)
  • Un servizio di noleggio biciclette (in una specifica fascia oraria ciascuna bicicletta puo essere prenotata da un cliente per volta)
Esempio di sistema a capacità Sistema a capacità con appuntamenti multipli nel medesimo intervallo di tempo

Il sistema a risorse è adatto alla maggior parte degli altri casi

La differenza tra un sistema a risorse e uno multi-risorsa sta innanzitutto nella procedura di prenotazione. Come indica il nome, il sistema a risorse è strutturato attorno a risorse (insegnanti, medici, barche, sale riunioni), e ciascuna risorsa può essere occupata da una sola prenotazione alla volta. Il calendario mostra la disponibilità della risorsa e l'utente sceglie un periodo disponibile. Con un sistema multi-risorsa, invece, l'utente seleziona dapprima un servizio (una lezione, un trattamento). Quindi il calendario mostra tutti i periodi in cui le risorse necessarie per quel servizio sono disponibili.

Confrontandolo con un sistema a risorse, un sistema multi-risorsa può essere utilizzato per offrire servizi che richiedono più di una risorsa. L'utente deve dapprima selezionare un servizio (ad esempio una lezione, un'uscita a cavallo o un taglio di capelli), dopodiché il sistema mostrerà gli intervalli di tempo in cui tutte le risorse necessarie per quel servizio (uno specifico insegnante, un istruttore o un parrucchiere) sono disponibili.

Ti suggeriamo di iniziare con un calendario a risorse. Il sistema a risorse va bene nella maggior parte delle situazioni sebbene in alcuni casi sia più adatto un sistema multi-risorsa. Il sistema a risorse dovrebbe contenere ciascuna “risorsa scarsa” coinvolta nella prenotazione. Per esempio, risorse scarse possono essere medici, sale, imbarcazioni, campi sportivi, etc. Se stai creando un calendario per consentire ad altri di prenotare un appuntamento con te, allora tu sei la risorsa scarsa. E' meglio non includere mai nel sistema risorse che non sono scarse. Ad esempio, se un appuntamento necessita di una sala riunioni ma ci sono sempre sale riunioni disponibili, allora non c'è motivo di includere la sala tra le risorse.

Esempio sistema a risorse Sistema a risorse con tre risorse, ciascuna può ricevere una prenotazione per volta.

Caratteristiche particolari del sistema multi-risorsa

Il vantaggio principale del sistema multi risorsa e che può prendere in considerazione la disponibilità di risorse in altri calendari. Se il tuo sistema multi-risorsa dipende dalla disponibilità di un certo numero di risorse, controlla quando tutte le risorse richieste sono disponibili affinché l'utente possa effettuare la prenotazione. Tieni presente che il sistema a risorse dà modo di registrare appuntamenti di durata variabile e/o appuntamenti ricorrenti, caratteristiche che il sistema multi-risorsa non ha.

Esempi in cui è consigliato l'utilizzo di un sistema multi-risorsa:

  • Per una prenotazione sono necessarie risorse multiple. Ad esempio: la prenotazione per un trattamento richiede che siano disponibili sia la stanza che il terapista.
  • Servizi diversi richiedono risorse diverse. Ad esempio: un certo trattamento può essere svolto unicamente da un particolare operatore.

Per definire un servizio che utilizza risorse multiple, per prima cosa devi definire quelle risorse in un sistema a risorse.

Esempio sistema multi-risorsa Sistema multi-risorsa, la colonna a sinistra elenca i servizi disponibili.

Combinare calendari multipli

Se il tuo sistema multi-risorsa è collegato a una molteplicità di sistemi a risorse, puoi combinare i vari calendari per risolvere esigenze di prenotazione più complesse.

Ad esempio un centro benessere potrebbe avere due terapisti e ciascuno di loro fornire trattamenti specifici in una stanza dedicata. In questo caso puoi specificare che un servizio necessita di "Terapista 1" O "Terapista 2" E "Stanza 1". Non è necessario che "Terapista 1" e "Terapista 2" siano nello stesso calendario; questo rende possibile per ciascun terapista sincronizzare il calendario SuperSaaS con il proprio Google Calendar personale.

Per vedere perché un utente non è in grado di prenotare una specifica combinazione di risorse, dovrai disattivare in ciascun calendario l'opzione che permette all'amministratore di ignorare gli orari di apertura.
Combinare Calendari Multipli Un sistema multi-risorsa puó essere utilizzato per integrare più calendari in uno solo.

Quale tipo di sistema risponde meglio alle tue necessità?

Dal momento che puoi creare e cancellare quanti calendari vuoi, può essere utile crearne diversi tipi per poi eliminare successivamente quelli che non ti servono. Una volta creato, puoi modificare ogni caratteristica del calendario tranne il tipo. Puoi provare un esempio di ciascun tipo di calendario nella sezione dimostrazioni.

Esempi di utilizzoTipo di sistema
Iscriversi a corsiCapacità
Registrarsi a eventiCapacità
Prenotare sale riunioniRisorse
I clienti devono poter scegliere la durata degli appuntamentiRisorse
Mostrare la disponibilità camere del tuo Bed & BreakfastRisorse
Prenotare una sala riunioni e un proiettoreMulti-risorsa
Allegare un'immagine a ciascun servizioMulti-risorsa
Combinare e collegare calendari multipliMulti-risorsa

Consigli d'uso avanzati

Quando si tratta di configurare il processo di prenotazione, SuperSaaS offre molta flessibilità. Di seguito quattro suggerimenti per configurare il tuo calendario per necessità specifiche.

Limitare le prenotazioni

In un sistema a risorse e multi-risorsa, i tuoi utenti possono inserire prenotazioni ovunque, salvo dove gli impedisci di farlo. In altre parole, di default tutto il calendario è prenotabile, a meno che tu non blocchi un intervallo di tempo. In un sistema a capacità, succede l'opposto: gli utenti possono prenotare solo dove hai creato uno slot disponibile. Nel caso tu voglia che gli utenti possano scegliere solo alcune date, puoi utilizzare un sistema a capacità dove ogni slot ha una capacità massima uguale a 1. Questa puó essere una soluzione più efficace rispetto al bloccare tutte le date non disponibili in un sistema a risorse o multi-risorsa.

Sistema multi-risorsa senza...risorse

E' possibile definire un servizio che non è collegato ad alcuna risorsa. In una situazione di questo tipo in teoria possono essere inseriti un numero infinito di appuntamenti alla stessa ora, cosa che difficilmente risulta utile. Per questo motivo il sistema multi-risorsa può essere configurato per impedire la sovrapposizione di appuntamenti, comportandosi di fatto in questo modo come un sistema a risorse con una singola risorsa. Questa può essere una soluzione se disponi di una singola risorsa e vuoi utilizzare il sistema multi risorsa, ad esempio perché il suo layout si adatta meglio alle tue necessità.

Risorse multiple presentate come singola entità

Un sistema multi-risorsa può essere utilizzato per presentare un gruppo di risorse come una singola entità. Ciò risulta utile, per esempio, se hai da noleggiare 20 strumenti identici e non vuoi che il cliente ne scelga uno in particolare. In tal caso puoi decidere di noleggiare gli strumenti scegliendoli in modo casuale, oppure stabilire un ordine e noleggiare ogni volta il primo strumento disponibile.

Singola risorsa presentata come entità multiple

Al contrario, puoi utilizzare due o più sistemi multi-risorsa per presentare una singola risorsa come entità separate. Ne è un esempio il medico che lavora in due studi. In questo caso il medico può creare per ciascuno studio un calendario prenotazioni che non mostri alcuna informazione relativa al calendario dell'altro studio.

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