Giocatore di golf

Crea un sistema di prenotazione e gestione eventi online

Questo tutorial spiega come creare un sistema di gestione e iscrizione online a eventi. L'esempio proposto riguarda l'iscrizione a un torneo di golf. Puoi utilizzare SuperSaaS come semplice form di registrazione o aggiungere funzionalità avanzate quali una lista d'attesa automatica o il pagamento di una quota di registrazione. Il risultato finale è visibile in questa demo. Le medesime istruzioni sono utilizzabili per creare un sistema di prenotazione per spettacoli teatrali o per eventi sportivi.

In questo esempio creeremo un sistema di prenotazione per un evento singolo. Se vuoi rendere prenotabili più ricorrenze in date diverse, o se il tuo evento è composto da diversi microeventi prenotabili separatamente, allora ti consigliamo di leggere il tutorial per un sistema a capacità.

Come utilizzare questo tutorial

Il metodo più efficace per configurare un calendario prenotazioni SuperSaaS è quello "esperienziale", ovvero:

  1. crea e configura un sistema base seguendo la procedura guidata;
  2. verifica se il sistema risponde alle tue necessità;
  3. nel caso tu non sia soddisfatto, modifica la configurazione e torna al punto precedente;
  4. una volta soddisfatto, integra il sistema di prenotazione nel tuo sito.

Il link 'Prossimo capitolo' che trovi in fondo alla pagina ti permette di seguire i tutorial in maniera progressiva; comunque puoi sempre saltare a un argomento di tuo interesse mediante l'apposito indice.

Prima di iniziare la lettura di questo tutorial, se non l'hai già fatto crea un account gratuito SuperSaaS. Dopodiché entra nel tuo account e vai al cruscotto amministrativo. Se in precedenza avevi già creato altri calendari, li troverai lì, altrimenti la pagina sarà quasi vuota.

Crea e configura un sistema base mediante procedura guidata

Per avviare la procedura guidata clicca su ‘Crea calendario’ nel menu a destra. La procedura ti farà alcune domande e, in funzione delle tue risposte, creerà un calendario prenotazioni standard. All'inizio ti verrà chiesto di scegliere tra un ‘Sistema a Capacità’ e un ‘Sistema a Risorse’. Questa scelta è fondamentale in quanto, diversamente da quanto accade con tutte le altre impostazioni, può essere modificata soltanto creando da zero un altro calendario.

Per il nostro esempio utilizzeremo un sistema ‘a capacità’ poiché più di una persona può partecipare al nostro evento. Se vuoi suddividere l'evento in intervalli di tempo prenotabili da una sola persona, ti consigliamo di leggere il tutorial per un sistema a risorse, più appropriato per questa soluzione.

Puoi lasciare vuota la casella ‘Mostra la procedura avanzata’ (la sezione seguente spiega come modificare le opzioni avanzate in un momento successivo) e cliccare ‘Successiva’ per passare alla fase 2 dove ti viene chiesto di dare un nome al tuo calendario. Questo nome, insieme a quello del tuo account, va a formare l'indirizzo web del tuo sistema. Potresti chiamarlo semplicemente “calendario” ma è più utile per i tuoi clienti se usi un nome che descrive l'evento o la risorsa che stai rendendo prenotabile. Nel nostro esempio scegliamo “Torneo di golf” e clicchiamo il bottone ‘Successiva’.

Nella fase 3 definiamo quante persone possono partecipare all'evento. Scegliamo di proposito un numero basso, 10, per poter vedere all'opera la funzionalità lista d'attesa, e selezioniamo la casella relativa. Puoi anche scegliere 'Infinite volte' se non vuoi mettere un limite al numero di partecipanti. Come durata dell'evento inseriamo 4 ore. Selezioniamo poi l'opzione "Mostra soltanto un form di registrazione, consigliato per evento singolo" Un clic sul pulsante “Fine” crea il sistema di registrazione e contestualmente lo mette online. Il prossimo passo è definire quando il nostro evento avrà luogo.

Box bottoni

Prova le funzionalità base

Per cominciare a utilizzare il tuo calendario clicca il bottone ‘Utilizza’ che trovi nel piccolo box in alto a destra sullo schermo (vedi qui a lato). Tale box compare soltanto quando sei loggato come amministratore. Il bottone 'Utilizza' lo ritrovi anche nella pagina del cruscotto amministrativo, al quale puoi sempre tornare cliccando sull'apposito link in alto a destra nella pagina. In alternativa puoi annotarti l'indirizzo web del tuo sistema di prenotazione, o ancora meglio, aggiungerlo ai segnalibri del tuo browser.

Calendario vuoto Quando entri nella tua applicazione per la prima volta, troverai un calendario vuoto. Molto di ciò che vedi può essere configurato per rispondere alle tue necessità. Ad esempio, puoi decidere di visualizzare un mese o un giorno alla volta, così come nessun calendario, ma su questo torneremo più avanti, ora per prima cosa proviamo le funzionalità base del sistema di prenotazione.

Clicca sul bottone 'Crea nuovo Evento' per visualizzare la finestra 'Nuovo Evento'. Se vuoi spostare la finestra, trascinala per la barra del titolo esattamente come faresti per una qualsiasi altra finestra sul tuo computer. Nuovo Slot Inserisci la data e un ‘titolo’ descrittivo. Rispetto a quella visualizzata qui, la finestra potrebbe essere leggermente diversa se ometti alcuni campi. Come vedremo più avanti, puoi utilizzare lo spazio sopra il calendario per fornire una descrizione più accurata dell'evento. In tale spazio disponi di più opzioni di formattazione, ad esempio puoi modificare i colori o inserire un'immagine.

Modifica la Configurazione

Vista semplice

Ora hai un sistema base di prenotazione appuntamenti. Durante la creazione, però, la procedura guidata ha fatto alcune supposizioni, quindi è probabile che tu voglia modificare la configurazione per adattarla ai tuoi bisogni. Clicca il pulsante ‘Configura’ per andare alla pagina di Configurazione Generale e vedere un riepilogo di tutte le opzioni che puoi modificare. Questa pagina ti permette, tra le altre cose, di bloccare temporaneamente il tuo sistema di registrazione o di eliminarlo definitivamente. Nella scheda 'Layout' è presente l'opzione "Mostra semplificato se singolo evento", che puoi deselezionare. Sempre in questa scheda, più in basso, è presente il box "Testo da visualizzare nello spazio sopra il calendario:" dove si può inserire codice HTML e collegamenti per fornire maggiori dettagli sull'evento. Ora salva le modifiche mediante il pulsante a pié di pagina. A questo punto, cliccando sul bottone in alto 'Utilizza', vedrai che la griglia del calendario non c'è più. Inseriamo un'iscrizione cliccando su ‘Nuova Iscrizione’. Di default il sistema richiede solo il nome, vedremo in seguito come cambiare questa impostazione.

Il prossimo passo è tornare alla schermata 'Configura' ed esplorare la scheda 'Risorse'. Le altre schede hanno ciascuna un capitolo dedicato; torneremo più avanti alla scheda 'Layout' per descriverne le opzioni rimanenti.

Scheda Risorse

Scheda Risorse di un calendario 'a capacità'

La scheda risorse contiene le impostazioni che definiscono l'oggetto o evento prenotabile. Ti segnaliamo che tale scheda avrà un aspetto diverso a seconda che tu stia configurando un sistema ‘a risorse’ o uno ‘a capacità’. Le prime opzioni riguardano il dare un nome appropriato alla risorsa. I messaggi di errore, le conferme via email e le pagine d'aiuto useranno tutte il nome che scegli qui. Poiché stiamo creando un sistema per registrarsi a un evento, sceglieremo il termine ‘evento’. Possiamo anche modificare il termine per indicare un ‘utente’, sostituendolo per esempio con ‘partecipante’, ma di questo ci occuperemo in un capitolo successivo. Se scegli di personalizzare il termine 'slot' sostituendolo, ad esempio, con 'torneo', inseriscilo nella forma "singolare, plurale", entrambi preceduti dai simboli ª (femminile) o º (maschile) a indicare il genere.

Più in basso nella pagina è possibile specificare i dettagli riguardanti la 'capacità'. Nel primo campo inserisci la capacità di default, cioé “Quante persone possono partecipare all'evento?”. Se la risposta varia in funzione dell'evento, puoi comunque modificare questo valore per ciascun evento nel momento in cui lo crei. Zero corrisponde a una capacità illimitata. Il secondo campo determina quanti posti può prenotare un cliente per uno stesso evento. Qualsiasi valore diverso da 1 modificherà l'interfaccia utente e farà comparire un campo 'quantità'. Nel nostro esempio lasceremo qusto valore a 1; se però stessi utilizzando SuperSaaS per vendere i biglietti per una partita, avrebbe senso permettere di acquistare più biglietti allo stesso tempo. Infine, la check-box determina se l'utente può fare una seconda iscrizione per lo stesso evento. Da notare che il sistema è in grado di identificare qualcuno come ‘la stessa persona’ soltanto dal suo nome utente. Quindi se permetti all'utente di creare il proprio nome utente (o se permetti prenotazioni anonime) il sistema non potrà impedire che uno stesso cliente registri una seconda iscrizione con un secondo nome utente.

La sezione successiva, ‘Overbooking’, ti consente di scegliere cosa succede quando uno slot è pieno. Le scelte disponibili sono: impedire l'iscrizione, permettere solo a te (in quanto amministratore o superuser) di forzare l'iscrizione, ignorare il limite massimo di iscrizioni, o inserire il cliente in lista d'attesa. Quest'ultima opzione è abbastanza sofisticata. Crea una lista d'attesa separata per ciascun evento e ricorda l'ordine nel quale le persone si sono messe in lista. Se la check-box per il prelevamento automatico è attiva, il primo in lista verrà automaticamente iscritto all'evento. Lo scenario si può complicare se permetti che una stessa persona possa fare iscrizioni multiple. Se, ad esempio, qualcuno richiede più posti di quelli disponibili, rimarrà in lista d'attesa fintanto che non si libereranno tutti i posti richiesti. E se qualcuno cancella la propria iscrizione, il prelevamento automatico avverrà soltanto se c'è abbastanza posto da soddisfare la richiesta della prima persona in lista d'attesa. Come amministratore puoi sempre prelevare (o meglio 'forzare') una o più persone dalla lista d'attesa, anche se questo significa oltrepassare il numero massimo consentito di iscrizioni. Vedremo più avanti come fare. Un'altra caratteristica da sottolineare è che il prelevamento automatico dalla lista obbedisce ai limiti di tempo che puoi impostare nella scheda 'Processo', vale a dire che se decidi di accettare iscrizioni al massimo fino a un giorno prima dell'evento, il prelevamento automatico dalla lista d'attesa si interromperà anch'esso il giorno prima dell'evento.

Il paragrafo ‘Ubicazione’ ti permette di attivare un campo aggiuntivo dove specificare il luogo dell'evento da prenotare. Questo può servire, ad esempio, per specificare in quale luogo si terrà l'evento, se ci sono più luoghi disponibili. L'interfaccia in questo caso si modifica leggermente per fare spazio alla nuova informazione e se pubblichi il tuo calendario la stessa informazione viene inserita nei campi corrispondenti di Outlook e Google Calendar.

La sezione 'Prezzo' viene approfondita in un apposito tutorial sulle opzioni di pagamento.

L'ultimo paragrafo, ‘Orario’, ti permette di impostare una durata standard per i nuovi eventi. Arrotondare tutti gli orari a giorni interi può essere una buona idea se si utilizza SuperSaaS per eventi che durano più giorni. Le impostazioni relative alla 'Disponibilità' vengono gestite in un'altra pagina. La disponibilità modifica la colorazione del calendario, ma non impedisce, ad esempio, di pianificare un evento la domenica anche se quest'ultima è impostata come giorno festivo.


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