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Crea un sistema di prenotazione online per Palestre

Questo tutorial spiega come creare un sistema di prenotazione online per una palestra. Il risultato finale è visibile in questa demo. Le stesse istruzioni sono utilizzabili per creare un sistema di iscrizione a un corso o a una conferenza, ovvero in tutte quelle situazioni dove più persone alla volta possono prenotare un medesimo intervallo di tempo.

Come utilizzare questo tutorial

Il metodo più efficace per configurare un calendario prenotazioni SuperSaaS è quello "esperienziale", ovvero:

  1. crea e configura un sistema base seguendo la procedura guidata;
  2. verifica se il sistema risponde alle tue necessità;
  3. nel caso tu non sia soddisfatto, modifica la configurazione e torna al punto precedente;
  4. una volta soddisfatto, integra il sistema di prenotazione nel tuo sito.

Il link 'Prossimo capitolo' che trovi in fondo alla pagina ti permette di seguire i tutorial in maniera progressiva; comunque puoi sempre saltare a un argomento di tuo interesse mediante l'apposito indice.

Prima di iniziare la lettura di questo tutorial, se non l'hai già fatto crea un account gratuito SuperSaaS. Dopodiché entra nel tuo account e vai al cruscotto amministrativo. Se in precedenza avevi già creato altri calendari, li troverai lì, altrimenti la pagina sarà quasi vuota.

Crea e configura un sistema base mediante procedura guidata

Per avviare la procedura guidata clicca su ‘Crea calendario’ nel menu a destra. La procedura ti farà alcune domande e, in funzione delle tue risposte, creerà un calendario prenotazioni standard. All'inizio ti verrà chiesto di scegliere tra un ‘Sistema a Capacità’ e un ‘Sistema a Risorse’. Questa scelta è fondamentale in quanto, diversamente da quanto accade con tutte le altre impostazioni, può essere modificata soltanto creando da zero un altro calendario.

In questo esempio utilizzeremo un sistema ‘a capacità’ poiché più di una persona alla volta può prenotare un corso in palestra. Se vuoi poter ricevere una sola prenotazione per intervallo di tempo, come nel caso di una sala riunioni o una lezione individuale di pianoforte, allora hai bisogno di un sistema 'a risorse’. Se decidi di creare un sistema 'a risorse', segui l'apposito tutorial. In alcune situazioni, entrambe le scelte vanno bene. Ad esempio, se vuoi noleggiare due furgoni puoi creare un sistema a capacità 'Furgoni' con capacità pari a due oppure creare un sistema a risorse con due risorse, Furgone1 e Furgone2. Prova entrambe le soluzioni e vedi quale si adatta meglio alle tue necessità. E' anche possibile consultare l'apposito tutorial sui diversi tipi di sistema disponibili.

Puoi lasciare vuota la casella ‘Mostra la procedura avanzata’ (la sezione seguente spiega come modificare le opzioni avanzate in un momento successivo) e cliccare ‘Successiva’ per passare alla fase 2 dove ti viene chiesto di dare un nome al tuo calendario. Questo nome, insieme a quello del tuo account, va a formare l'indirizzo web del tuo sistema. Potresti chiamarlo semplicemente “calendario” ma è più utile per i tuoi clienti se usi un nome che descrive l'evento o la risorsa che stai rendendo prenotabile. Nel nostro esempio scegliamo “Corso yoga” e clicchiamo il bottone ‘Successiva’.

Nella fase 3 definiamo quante persone possiamo avere in un gruppo. Saranno sicuramente più di una ma non tutte le nostre lezioni hanno la medesima capacità, quindi scegliamo ‘Non sono sicuro’. Potremmo anche scegliere ‘Più volte’ poiché questo valore può variare ad ogni lezione; viene utilizzato solo come valore di partenza. Inseriamo anche una durata standard di 2 ore, e attiviamo la lista d'attesa cliccando sull'apposita checkbox.

Un clic sul pulsante “Fine” crea il calendario prenotazioni e contestualmente lo mette online. Ora abbiamo un sistema di prenotazione e agenda online operativo al 100%! Vediamo come funziona.

Box bottoni

Prova le funzionalità base

Per cominciare a utilizzare il tuo calendario clicca il bottone ‘Utilizza’ che trovi nel piccolo box in alto a destra sullo schermo (vedi qui a lato). Tale box compare soltanto quando sei loggato come amministratore. Il bottone 'Utilizza' lo ritrovi anche nella pagina del cruscotto amministrativo, al quale puoi sempre tornare cliccando sull'apposito link in alto a destra nella pagina. In alternativa puoi annotarti l'indirizzo web del tuo sistema di prenotazione, o ancora meglio, aggiungerlo ai segnalibri del tuo browser.

Calendario vuoto Quando entri nella tua applicazione per la prima volta, troverai un calendario vuoto. Molto di ciò che vedi può essere configurato per rispondere alle tue necessità. Ad esempio, puoi decidere di visualizzare un mese o un giorno alla volta, così come nessun calendario, ma su questo torneremo più avanti, ora per prima cosa proviamo le funzionalità base del sistema di prenotazione.

Cominciamo con il creare una lezione, ovvero un intervallo di tempo (lo chiameremo 'slot') vuoto prenotabile dai clienti. Clicca sul calendario in corrispondenza di giorno e ora in cui vuoi creare la lezione e vedrai apparire una finestra ‘Nuova Sessione’. Se vuoi spostare la finestra, trascinala per la barra del titolo esattamente come faresti per una qualsiasi altra finestra sul tuo computer. Finestra Nuova Sessione Invece di navigare il calendario alla ricerca della data corretta, puoi cambiarla direttamente nel campo ‘Quando’. Inserisci un ‘titolo’ e una ‘descrizione’ a meno che non sia chiaro ai tuoi utenti cosa stanno prenotando. Ipotizziamo una capacità pari a 3, ovvero un piccolo gruppo, in modo da poter successivamente mostrare il funzionamento delle liste d'attesa. Clicca il pulsante ‘Crea Sessione’ e vedrai comparire la prenotazione in calendario.

Cliccando sullo slot appena creato verrà visualizzata una lezione vuota, senza alcuna prenotazione. In basso sono presenti tre link: ‘Nuova Prenotazione’, ‘Modifica Sessione’ e ‘Chiudi’. Il link ‘Nuova Prenotazione’ è utile se vuoi aggiungere manualmente i partecipanti alla lezione, magari perché accetti anche prenotazioni telefoniche e vuoi mantenere aggiornato il totale sul sito. I tuoi utenti vedranno opzioni diverse; ne parleremo in seguito.

Inseriamo un appuntamento cliccando su ‘Nuova Prenotazione’. Di default il sistema richiede soltanto il nome completo, vedremo in seguito come cambiare questa impostazione. A questo punto clicchiamo il pulsante ‘Crea Prenotazione’. Clicca di nuovo sullo slot corrispondente alla lezione e noterai alcuni cambiamenti. Prima prenotazione La lezione ora visualizza l'appuntamento appena creato e il box colorato mostra ‘1/3’, cioé un posto prenotato su tre disponibili. E' comparso anche un segno di spunta verde sullo slot a indicare che una delle prenotazioni presenti è nostra.

Con il link ‘Modifica Sessione’ puoi invece apportare modifiche alla lezione. Se modifichi i dettagli della lezione, ad esempio l'ora di inizio, tutte le prenotazioni corrispondenti vengono spostate al nuovo orario. Vedremo più avanti come notificare la modifica ai clienti che avevano già prenotato quella lezione. Infine, il link ‘Chiudi’ chiude la finestra di dialogo; la sua funzione è identica al bottone di chiusura bianco e rosso presente nella barra del titolo della finestra.

Modifica la Configurazione

Ora hai un sistema base di prenotazione. Durante la creazione, però, la procedura guidata ha fatto alcune supposizioni, quindi è probabile che tu voglia modificare la configurazione per adattarla ai tuoi bisogni. Clicca il pulsante ‘Configura’ per andare alla pagina di Configurazione Generale e vedere un riepilogo di tutte le opzioni che puoi modificare. Questa pagina ti permette, tra le altre cose, di bloccare temporaneamente il tuo calendario prenotazioni o di eliminarlo definitivamente. Di seguito esploriamo la prima scheda, 'Risorse'. Ciascuna delle altre schede ha un suo capitolo dedicato.

Scheda Risorse

Scheda Risorse di un calendario 'a capacità'

La scheda risorse contiene le impostazioni che definiscono l'oggetto o evento prenotabile. Ti segnaliamo che tale scheda avrà un aspetto diverso a seconda che tu stia configurando un sistema ‘a risorse’ o uno ‘a capacità’. Le prime opzioni riguardano il dare un nome appropriato alla risorsa. I messaggi di errore, le conferme via email e le pagine d'aiuto useranno tutte il nome che scegli qui. Poiché stiamo creando un sistema per una lezione di yoga sceglieremo il termine ‘lezione’. Possiamo anche modificare il termine per indicare un ‘utente’, sostituendolo per esempio con ‘studente’, ma di questo ci occuperemo in un capitolo successivo. Se scegli di personalizzare il termine 'slot' inseriscilo nella forma "singolare, plurale", entrambi preceduti dai simboli ª (femminile) o º (maschile) a indicare il genere.

Più in basso nella pagina è possibile specificare i dettagli riguardanti la 'capacità'. Nel primo campo inserisci la capacità di default, cioé “Quante persone possono partecipare alla lezione?”. Se la risposta varia da lezione a lezione, puoi comunque modificare questo numero per ciascuna lezione nel momento in cui la crei. Zero corrisponde a una capacità illimitata. Il secondo campo determina quanti posti può prenotare un cliente all'interno di un singolo appuntamento. Qualsiasi valore diverso da 1 modificherà l'interfaccia e farà comparire un campo 'quantità'. Nel nostro esempio lasceremo qusto valore a 1; se però stessi utilizzando SuperSaaS per vendere i biglietti per una partita, avrebbe senso permettere di acquistare più biglietti allo stesso tempo.

Nel campo successivo puoi specificare quante prenotazioni può fare un cliente in totale in tutte le lezioni disponibili. Puoi anche indicare se questo totale deve includere le prenotazioni passate. Una volta raggiunto il limite massimo, il cliente può solo modificare o cancellare prenotazioni già esistenti. Infine, la check-box determina se il cliente può fare prenotazioni multiple per la stessa lezione. Da notare che il sistema è in grado di identificare qualcuno come ‘la stessa persona’ soltanto dal suo nome utente. Quindi se permetti all'utente di creare il proprio nome utente (o se permetti prenotazioni anonime) il sistema non potrà impedire che uno stesso cliente fissi un secondo appuntamento con un secondo nome utente.

La sezione successiva, ‘Overbooking’, ti consente di scegliere cosa succede quando uno slot è pieno. Le scelte disponibili sono: impedire la prenotazione, permettere solo a te (in quanto amministratore o superuser) di forzare la prenotazione, ignorare il limite massimo, o inserire il cliente in lista d'attesa. Quest'ultima opzione è abbastanza sofisticata. Crea una lista d'attesa separata per ciascuna lezione e ricorda l'ordine nel quale le persone si sono messe in lista. Se la check-box per il prelevamento automatico è attiva, il primo in lista verrà automaticamente iscritto alla lezione. Lo scenario si può complicare se permetti che una stessa persona possa fare prenotazioni multiple. Se, ad esempio, qualcuno richiede più posti di quelli disponibili, rimarrà in lista d'attesa fintanto che non si libereranno tutti i posti richiesti. E se qualcuno cancella la propria prenotazione, il prelevamento automatico avverrà soltanto se c'è abbastanza posto da soddisfare la richiesta della prima persona in lista d'attesa. Come amministratore puoi sempre prelevare (o meglio 'forzare') una o più persone dalla lista d'attesa, anche se questo significa oltrepassare il numero massimo consentito di prenotazioni. Vedremo più avanti come fare. Un'altra caratteristica da sottolineare è che il prelevamento automatico dalla lista obbedisce ai limiti di tempo che puoi impostare nella scheda 'Processo', vale a dire che se decidi di accettare prenotazioni al massimo fino a un giorno prima della lezione, il prelevamento automatico dalla lista d'attesa si interromperà anch'esso il giorno prima della lezione.

Il paragrafo ‘Ubicazione’ ti permette di attivare un campo aggiuntivo dove specificare il luogo dell'evento da prenotare. Questo può servire, ad esempio, per specificare in quale aula si terrà la lezione, se ci sono più aule. L'interfaccia in questo caso si modifica leggermente per fare spazio alla nuova informazione e se pubblichi il tuo calendario la stessa informazione viene inserita nei campi corrispondenti di Outlook e Google Calendar.

La sezione 'Prezzo' viene approfondita in un apposito tutorial sulle opzioni di pagamento.

L'ultimo paragrafo, ‘Orario’, ti permette di impostare una durata standard per i nuovi slot. Arrotondare tutti gli orari a giorni interi può essere una buona idea se si utilizza SuperSaaS per prenotazioni che durano più giorni, come nel caso delle case vacanza. Le impostazioni relative alla 'Disponibilità' vengono gestite in un'altra pagina. Giorni e orari di apertura modificano la colorazione del calendario, ma non impediscono, ad esempio, di pianificare una lezione la domenica anche se quest'ultima è impostata come giorno festivo.


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