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Tutorial sistema di prenotazione multi-risorsa

Questo tutorial spiega come creare e utilizzare un sistema di prenotazione “multi-risorsa”. SuperSaaS offre altri due tipi di sistema oltre a quello multi-risorsa, detti “a capacità” e “a risorse”. Per scoprire quale tipo si adatta meglio alle tue necessità ti suggeriamo di leggere il tutorial sui diversi tipi di sistema.

Puoi provare le molteplici funzionalità di un sistema multi-risorsa in questa demo.
Essa prende come esempio un terapista, ma lo stesso scenario può essere applicato anche a uno studio dentistico, a un centro estetico, o a qualsiasi altra attività che offra una gamma di servizi.

In questo tutorial il termine "sistema" viene utilizzato come sinonimo di "calendario".

Il sistema multi-risorsa utilizza uno o più sistemi a risorse

Un servizio richiede di solito che una o più "risorse" siano disponibili. Per esempio, il servizio “Massaggio” richiede che la risorsa “terapista” sia disponibile. E il servizio “Sala riunioni con proiettore” richiede che una sala riunioni e un proiettore siano entrambi disponibili. Al momento di calcolare gli orari prenotabili, il sistema verifica che tutte le risorse necessarie per un determinato servizio siano disponibili. Affinché tale processo funzioni è necessario creare uno o più sistemi che contengono le risorse necessarie per quel servizio. Questo può avvenire prima o dopo aver creato il sistema multi-risorsa. Tutte le risorse dipendenti possono essere in un unico sistema, o in sistemi diversi. Poiché un servizio può utilizzare una qualsiasi delle risorse disponibili in un sistema a risorse, ha senso inserire risorse intercambiabili nello stesso sistema.

In particolare, quando un sistema multi-risorsa dispone di una singola risorsa non sarà necessario creare uno o più sistemi a risorse separati, ma basterà configurarlo affinché non vi siano "appuntamenti sovrapposti”.

Creare un sistema multi-risorsa mediante procedura guidata

Per creare un nuovo sistema, clicca il link “Crea calendario” nel menu a destra del cruscotto amministrativo. Questo avvia una procedura guidata che, attraverso domande, costruisce passo dopo passo un sistema coerente con le tue necessità. La prima schermata propone le diverse tipologie di sistema. La scelta da fare qui è particolarmente importante poiché, a differenza di quanto avviene per le altre impostazioni, l'unico modo per modificarla in seguito è creare un nuovo sistema da zero. Questo tutorial ipotizza che tu abbia scelto il sistema “multi-risorsa”, ma se non sei sicuro leggi la spiegazione allegata a ciascuna tipologia.

Il passaggio successivo ti chiede di assegnare un nome al tuo sistema e, infine, di elencare i servizi e la disponibilità standard di ciascuno. A questo punto stabilisci soltanto nome e durata dei servizi e, se hai già creato in precedenza uno o più sistemi a risorse, trovi anche un selettore in corrispondenza di ciascun servizio per definire le risorse che utilizza. Successivamente avrai modo di specificare ulteriori dettagli per ciascun servizio, ad esempio una descrizione e un costo. Sei libero di definire anche un unico servizio, in tal caso puoi eliminare le righe in eccesso con l'apposito pulsante rosso a forma di X.

Ti suggeriamo di suddividere le giornate vincolando gli orari di inizio degli appuntamenti così che gli utenti possano prenotare, ad esempio, ogni ora o ogni 15 minuti. Sebbene il sistema funzioni correttamente anche con orari non vincolati, tale situazione può generare risultati inaspettati. Per esempio, se la disponibilità delle risorse differisce solo di qualche minuto, il sistema creerà piccoli slot della durata, appunto, di qualche minuto, durante i quali il servizio disporrà di risorse differenti. Invece, vincolando gli orari d'inizio ad ogni ora il sistema disegnerà una griglia di slot ciascuno contenente le risorse disponibili per quello specifico intervallo di tempo.

Con un clic sul pulsante “Fine” SuperSaaS salva la configurazione del tuo calendario prenotazioni e lo mette online.

Provare le funzionalità di base

Menu Box

Per vedere come funziona il calendario multi-risorsa clicca il pulsante “Utilizza”, raffigurato nell'immagine, che trovi in alto a destra sullo schermo. Nota che il pulsante è visibile soltanto se hai fatto login come amministratore. Il calendario è raggiungibile anche dalla pagina Cruscotto, il cui link si trova anch'esso nella parte superiore destra dello schermo.

Example service schedule

Inizialmente il calendario apparirà vuoto. Se hai creato più servizi, li troverai incolonnati a sinistra. Per creare un appuntamento clicca uno degli slot puntinati che indicano i periodi prenotabili.

Quando clicchi ‘Crea Prenotazione’ il calendario si aggiorna per visualizzare l'appuntamento e adegua di conseguenza la disponibilità. Se clicchi di nuovo l'appuntamento appena creato, una finestra con i pulsanti ‘Aggiorna’ ed ‘Elimina’ ti permette di modificarlo.

Gli appuntamenti creati in un calendario multi-risorsa vengono visualizzati anche nei calendari d'origine delle risorse, ma lì non possono essere modificati. Cliccandoli appare una finestra con un link al calendario multi-risorsa, dove possono essere modificati.

Modificare la configurazione

La procedura guidata configura il calendario multi-risorsa con impostazioni standard; è probabile, però, che tu le voglia modificare affinché il risultato risponda meglio alle tue necessità. Clicca il pulsante “Configura” per visualizzare la scheda "Impostazioni" dove trovi un riepilogo di tutte le opzioni disponibili. Questa pagina ti permette anche di cancellare il calendario o di bloccarlo temporaneamente. La prima scheda, “Servizi”, viene spiegata di seguito in dettaglio. Le altre schede hanno ciascuna una sezione dedicata in specifici tutorial.

La scheda “Servizi”

Services Tab

La scheda Servizi elenca i servizi disponibili e le risorse ad essi correlate. (Se non vedi una scheda “Servizi” probabilmente stai guardando un tipo diverso di sistema: in tal caso vedrai una scheda “Risorse”).

La parte superiore della pagina ti permette di creare e aggiornare i tuoi servizi. Se vuoi, puoi cliccare e trascinare le righe per modificarne l'ordine. Quando clicchi il pulsante “Nuovo servizio” o l'icona "Modifica" a fianco di ciascuno, appare una finestra di modifica dei dettagli. Per cambiare il colore, clicca ripetutamente il riquadro colorato nell'angolo in alto a destra della finestra. Puoi assegnare ad ogni servizio un prezzo stabilito, ma se hai bisogno di maggiore flessibilità puoi creare delle regole del tipo “sconto del 20% nei weekend”. Per maggiori informazioni relative alle regole di prezzo consulta il tutorial sulla gestione dei pagamenti.

L'opzione “Nascosto” permette di creare servizi disponibili solo per l'amministratore e i superuser. I servizi nascosti non compaiono nella lista visualizzata dall'utente. Se desideri poter applicare una durata differente ad un determinato servizio, non è necessario crearne uno nuovo: nella scheda “Accesso” vai alla sezione "Cosa può fare un superuser?" e seleziona la check box “Ignorare tutti i vincoli di orario (compresi quelli di apertura)”. Questo ti permette di inserire in calendario un orario a tua scelta.

Nella casella di testo in basso puoi inserire una descrizione del servizio che compare quando lo selezioni. La descrizione accetta testo formattato e immagini, per queste ultime il link deve puntare a file residenti su web e non sul disco locale.

Se nel tuo account sono presenti sistemi a risorse, la finestra conterrà anche una sezione “Risorse” che permette di indicare quelle necessarie all'atto della prenotazione. Per esempio, puoi specificare che un trattamento richiede contemporaneamente un terapista e uno studio. Per disporre di nuove risorse vai al cruscotto amministrativo e crea un nuovo calendario “a risorse”, oppure aggiungile a un sistema a risorse già esistente.

La parte inferiore della scheda "Servizi" contiene impostazioni di carattere generale. Nella sezione ‘Termine per decrivere un inserimento in calendario’ puoi scegliere un termine più appropriato rispetto a ‘prenotazione’. Per esempio, nel caso di un terapista, ‘sessione’ o ‘trattamento’ potrebbero essere preferibili. Il termine che scegli verrà utilizzato in tutte le finestre di dialogo, testi di aiuto e conferme via e-mail. Puoi anche modificare il termine ‘utente’, ad esempio in ‘paziente', alla pagina Impostazioni Layout.

Alla sezione "Limite per utente" puoi impostare il numero massimo di appuntamenti che un cliente può prenotare. Dopo aver raggiunto tale limite può solo modificare o cancellare appuntamenti. Se un servizio dipende da uno o più sistemi a risorse, vengono applicati anche i limiti previsti per questi ultimi.

Se la checkbox “Molteplici appuntamenti possono avere lo stesso orario” non è selezionata il sistema funzionerà come se disponesse di un'unica risorsa condivisa per ogni appuntamento. Tale opzione risulta utile se un unico operatore utilizza il sistema, poiché in tal caso non è necessario creare alcun sistema a risorse aggiuntivo per tracciarne la disponibilità.

Il box “Vincola gli orari di inizio a” ti permette di suddividere la disponibilità in una griglia di periodi prenotabili (slot). Questo dà modo al cliente di scegliere un orario semplicemente cliccando su uno slot e gli fornisce un'esperienza di prenotazione più semplice rispetto al lasciare gli orari privi di vincoli.

Se hai un servizio che dipende da più risorse intercambiabili, il sistema può facoltativamente mostrarne l'elenco al cliente per consentirgli di scegliere quella che preferisce. Ne è un esempio il negozio di parrucchiere dove il cliente, all'atto della prenotazione, può scegliere un operatore specifico per il trattamento che ha scelto. Infine, se hai più di un servizio, puoi decidere di mostrare al cliente l'elenco di quelli disponibili, oppure visualizzare di default il primo in elenco.

Come interagiscono i calendari

Quando il sistema multi-risorsa verifica le disponibilità, il primo controllo che esegue è se vi siano prenotazioni in conflitto per ciascuna delle risorse coinvolte. Vengono inoltre valutate diverse altre condizioni:

Un periodo di tempo risulterà disponibile solo se soddisfa tutte le suddette condizioni, incluse quelle relative a ciascuna risorsa richiesta dal servizio.

La scheda “Orari”, presente nella sezione “Supervisiona” di ciascun calendario, ha un'opzione che ti permette di scegliere come applicare le informazioni di disponibilità, e una checkbox che permette ad amministratore e superuser di ignorare eventuali vincoli di orario. Vincoli rimossi nei calendari d'origine vengono rimossi anche nei servizi dipendenti del calendario multi-risorsa.

Le altre configurazioni valgono solo per lo specifico calendario a risorse in cui sono state impostate. In particolare, il sistema multi-risorsa invia una sola email di conferma e una sola email di promemoria. Le impostazioni dei calendari di origine vengono ignorate. Stesso discorso per prezzo e modalità di pagamento.


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