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Gestisci i Pagamenti con il tuo Sistema di Prenotazione Online

Questo tutorial ti spiegherà come:

La gestione dei pagamenti comprende anche una funzionalità per la creazione di coupon promozionali elettronici da utilizzare durante le prenotazioni online. Maggiori dettagli nell'apposito tutorial Coupon per Offerte Promozionali.

Con SuperSaaS puoi scegliere di gestire tu stesso i pagamenti oppure affidarti a PayPal, uno degli operatori più importanti nel settore dei pagamenti online. Se decidi di gestire i pagamenti in proprio, dovrai ogni volta approvare le prenotazioni dopo aver ricevuto l'importo dovuto; se invece utilizzi PayPal le prenotazioni verranno approvate automaticamente al buon esito della procedura di pagamento. PayPal offre altri vantaggi tra i quali la possibilità di utilizzare dei buoni regalo. L'account PayPal è gratuito e ai tuoi clienti non è richiesto di averne uno. Possono pagare utilizzando la carta di credito, in modo del tutto analogo ad altre operazioni di acquisto online.

SuperSaaS supporta anche il provider di pagamenti Stripe. Per maggiori informazioni, è disponibile l'apposito tutorial su come configurare un provider di pagamenti.

Creare un sistema base di prenotazione online

Per gli scopi di questo tutorial creeremo un sistema di prenotazione da utilizzare per una conferenza. Le medesime indicazioni sono applicabili a qualsiasi altro scenario in cui la prenotazione comporti un pagamento.

Per prima cosa accedi al tuo account SuperSaaS, o creane uno se non l'hai già fatto. Visualizzerai il cosiddetto 'cruscotto amministrativo' dove, sulla destra, sceglierai la voce 'Nuovo Calendario'. Si avvierà l'omonima procedura guidata. Nella prima fase valuta attentamente se hai bisogno di un sistema di prenotazione 'a capacità' o 'a risorse', in quanto questa è l'unica impostazione che non può essere cambiata in seguito. Nel nostro esempio desideriamo, naturalmente, che più di un partecipante si iscriva alla conferenza, quindi sceglieremo un sistema 'a capacità'. Clicca 'Successiva' e dai un nome al calendario prenotazioni, nel nostro esempio 'Conferenza'. La schermata seguente ti richiede alcuni dettagli relativi alla capacità. La nostra conferenza può accogliere fino a 50 partecipanti, dura 1 giorno, e una volta completa vogliamo che si attivi una lista d'attesa. Cliccando su 'Fine' verrà creato un sistema di prenotazione vuoto.

Adattare il sistema base alle nostre necessità

Il prossimo passo è modificare le impostazioni standard per adattarle alle nostre necessità. Clicca il bottone blu 'Configura' in alto a destra (oppure, se sei tornato al cruscotto amministrativo, lo stesso bottone ma a fianco del calendario). Vai alla scheda 'Risorse' e apporta le seguenti modifiche:

Salviamo le modifiche con l'apposito pulsante in basso. Modificare i termini utilizzati dal sistema come abbiamo fatto nell'ultimo passaggio è ovviamente opzionale, ma può aiutare il cliente a comprendere meglio ciò che sta accadendo. Similmente, possiamo modificare il termine 'utente' in 'partecipante' alla pagina 'Impostazioni Layout' accessibile dal cruscotto amministrativo. I nuovi termini compariranno in tutti i messaggi d'errore e nelle email destinate ai nostri clienti.

Finestra Nuova Conferenza

Creare una nuova 'Conferenza'

Clicca il bottone "Utilizza" per andare alla schermata del calendario dove creeremo una nuova conferenza prenotabile successivamente dai partecipanti. Dal momento che abbiamo indicato come durata un giorno intero, il sistema ci porta alla vista mensile. Nel caso di una durata inferiore sarebbe invece apparsa la vista settimanale. Anche questa opzione è modificabile nelle impostazioni di layout.

Clicca sul calendario per far comparire una finestra 'Nuova Conferenza' dove potrai inserire i dettagli dell'evento. Affinché il sistema di gestione automatica dei pagamenti funzioni regolarmente, assicurati di inserire un prezzo pari ad almeno €0,10.

Vista mensile

La procedura guidata crea di default un sistema di prenotazione che chiunque può vedere e al quale l'utente deve registrarsi per fissare un appuntamento. Nel nostro caso queste impostazioni sono appropriate ma probabilmente vorrai personalizzarle nella scheda "Configura Accessi" per modificare il livello di dettaglio dei dati visualizzati in modo che ciascun partecipante non veda gli altri iscritti. Questo è particolarmente importante se intendi raccogliere informazioni confidenziali.

Diagramma di flusso dei pagamenti

Configurare il pagamento automatico

Clicca il bottone 'Configura', se non è già evidenziato, e vai alla scheda 'Processo'. Al paragrafo 'Richiedi pagamento o approvazione' seleziona l'opzione 'Completa il pagamento prima di procedere'. Al termine clicca il bottone 'Salva modifiche' e torna al cruscotto amministrativo utilizzando il link in alto a destra. Sulla pagina del cruscotto clicca 'Setup pagamenti', la penultima voce in basso nel menu a destra.

Nella prima sezione, Impostazioni Generali, seleziona 'Automatica – PayPal' e salva la pagina. Il resto della configurazione avviene sul sito PayPal. L'opzione 'Manuale' è quella da utilizzare nel caso tu voglia gestire in proprio i pagamenti; ci torneremo successivamente.

Registrazione PayPal

Creare un account PayPal

SuperSaaS gestisce i pagamenti attraverso PayPal, uno dei principali gestori di pagamenti online. L'account PayPal è gratuito, così come il suo utilizzo da parte dei tuoi clienti. PayPal applica una commissione sui pagamenti che ricevi, per maggiori dettagli visita il loro sito. Creare un account richiede pochi semplici passi:

Nota che lo scambio di informazioni tra te, il tuo cliente e SuperSaaS avviene in modalità non criptata. L'interazione con il cliente non necessita di protezione: una volta ricevuto il pagamento, il server SuperSaaS stabilisce una connessione separata (criptata) con il server PayPal e conferma che l'importo e la valuta ricevuti, così come il beneficiario, corrispondono ai dati in nostro possesso.

Testare il sistema di pagamento automatico

La pagina di configurazione del sistema di pagamento ha un'opzione 'Modalità test' che, se attivata, invia i pagamenti a un gateway di prova denominato "sandbox". Non dovresti aver bisogno di tale opzione dal momento che per testare il sistema reale puoi sempre inserire una prenotazione, effettuare il pagamento e rimborsarlo subito dopo. Per verificare ciò che i tuoi clienti vedranno nella realtà, fai logout dal cruscotto amministrativo di SuperSaaS e vai alla pagina del tuo calendario prenotazioni. Se hai due browser installati sul tuo computer puoi utilizzarne uno come utente e l'altro come amministratore (il suggerimento non funzionerà usando due finestre dello stesso browser).

Schermata di checkout

Crea un utente e prenota un posto per la conferenza, dopodichè arriverai alla pagina di pagamento. Se la pagina non compare assicurati di aver inserito una quota di partecipazione di almeno €0,10 (corrispondente all'importo minimo per i pagamenti automatici). Paga la prenotazione e controlla che tutte le email di conferma vengano inviate correttamente. Nota che PayPal non consente di effettuare un pagamento a te stesso, quindi utilizza una carta di credito diversa dalla tua o un diverso account PayPal. Se fai login al tuo account PayPal e immediatamente rimborsi il pagamento, nessuna commissione ti verrà addebitata. PayPal permette di effettuare questa prova solo una volta.

Alcuni minuti dopo aver rimborsato l'importo via PayPal la prenotazione verrà cancellata. Per ulteriori dettagli puoi andare alla pagina 'Supervisore' e cliccare la lente 'Dettagli' in corrispondenza di un qualsiasi slot. Apparirà la voce 'Mostra Cestino' contenente tutte le prenotazioni/iscrizioni/appuntamenti cancellati. Gli indicatori di status mostreranno il motivo della cancellazione. Nota che se tu, o i tuoi clienti, cancelli una prenotazione direttamente da SuperSaaS, questa non sarà automaticamente rimborsata. Invece, se rimborsi un pagamento dal sito PayPal, la prenotazione corrispondente verrà rimossa in automatico dal calendario SuperSaaS.

Se hai bisogno di effettuare ulteriori test e vuoi utilizzare il gateway di prova ("sandbox"), devi prima di tutto creare un account PayPal per sviluppatori (gratuito). Successivamente, creare nell'ambiente sandbox degli account PayPal simulati, sia per il ricevente che per il pagante. Assicurati di rimanere loggato all'ambiente di simulazione PayPal in un'altra finestra del browser, attiva l'opzione 'Modalità Test', e fai tutte le prove che ritieni utili. Tutte le operazioni sul sito PayPal saranno solo simulate: non verranno inviate email e non verranno eseguiti pagamenti. Tutte le operazioni sul sito SuperSaaS saranno invece trattate come 'reali': le prenotazioni risulteranno confermate, e le relative email verranno spedite.

Finestra di approvazione manuale

Modificare manualmente lo status del pagamento

Può capitare che tu voglia intervenire manualmente nel processo di approvazione dei pagamenti. Quando sei collegato come amministratore, visualizzando i dettagli della prenotazione vedrai due bottoni 'Approva' e 'Rimborsa' con i quali puoi modificare manualmente lo status del pagamento. Per esempio potresti voler segnare come pagato (bottone 'Approva') un appuntamento perché non vuoi alcun compenso per quella prenotazione, o perché hai ricevuto il pagamento attraverso altri canali. O magari vuoi cancellare il pagamento ricevuto per un evento, mantenendolo valido per un evento successivo.

In caso di cancellazione, non dovresti aver bisogno di modificare manualmente lo status del pagamento. Come abbiamo visto, se rimborsi l'importo via PayPal la prenotazione verrà automaticamente contrassegnata come rimborsata e spostata nel cestino nel giro di pochi minuti. Se un cliente abbandona la procedura automatica di pagamento chiudendo la finestra del browser, la prenotazione viene cancellata dal sistema entro 5 - 10 minuti. Se un pagamento va a buon fine oltre il tempo limite fissato dal sistema, la corrispondente prenotazione viene automaticamente ripristinata dal cestino. In questo caso esiste la remota possibilità che nel frattempo un altro cliente abbia prenotato e saturato la capacità di quello slot. Se ciò avvenisse, il cliente verrebbe messo in lista d'attesa o contrassegnato come 'overbooked' a seconda delle impostazioni attive nella scheda 'Risorse'.

Gestire manualmente i pagamenti

Ci sono due modi di gestire manualmente i pagamenti. Quello più adatto a te dipende dal fatto che tu accetti o no le carte di credito. La prima possibilità, che non prevede carta di credito, è la più semplice. Visualizza al cliente le istruzioni di pagamento; dopodiché, una volta ricevuto l'importo, dovrai andare sul sito SuperSaaS e cliccare il bottone 'Approva' relativo a quella prenotazione. Questa soluzione è particolarmente utile per i pagamenti con assegno o bonifico. Prima di tutto devi inserire a sistema le informazioni di pagamento da visualizzare sulla schermata di checkout. Per farlo, clicca il bottone 'Configura' a fianco del calendario prenotazioni e vai alla scheda 'Layout'. In basso nella pagina troverai il box 'Messaggio da visualizzare nella schermata di checkout'. Qui puoi inserire istruzioni come "Invia a 'Mio Indirizzo' un assegno pagabile a 'Mia Azienda'". Nota che non è appropriato richiedere al cliente di inserire i dati della carta di credito nei campi personalizzati, in quanto questi vengono trasmessi in forma non criptata.

Raccogliere i dati della carta di credito

L'opzione di pagamento "Manuale – Carta di Credito" può essere utilizzata per ricevere dai clienti i dati della loro carta di credito. Durante la prenotazione, l'utente arriva ad una pagina di checkout su server sicuro dove inserisce i dettagli della sua carta. La pagina è personalizzabile in diversi modi. Prima di tutto puoi mostrare un prezzo, una quantità e un totale. Impostandolo a zero, il prezzo non viene visualizzato, il che può essere utile se vuoi ricevere dal cliente soltanto l'autorizzazione all'uso della carta. Secondariamente, puoi fornire informazioni aggiuntive circa il pagamento, ad esempio specificare termini e condizioni. Per farlo, vai alla sezione Configura, scheda Layout. Infine, alla pagina Setup Pagamenti, puoi specificare quali carte di credito sono accettate. Il vantaggio di specificare quali carte sono accettate è che SuperSaaS effettuerà un controllo sulla lunghezza del numero, sulle cifre iniziali e sull'integrità del dato, riducendo così la possibilità di errori di digitazione.

Come ricevi i dati della carta di credito dei tuoi clienti una volta che sono stati inseriti sulla pagina di checkout? Per ovvie ragioni di sicurezza non è possibile riceverli via email, per recuperarli dovrai quindi accedere al sito SuperSaaS. Le prenotazioni effettuate con carta di credito hanno un link sotto l'icona di stato che serve per visualizzare i dettagli della carta. Solo l'amministratore e i superuser possono accedere a queste informazioni dopo aver fatto login. Per visualizzare i dettagli completi, clicca il link 'Mostra tutto' e verrai trasferito su una connessione criptata che può mostrarti in tutta sicurezza i dettagli della carta. Per facilitare questa procedura è presente una checkbox sulla scheda 'Processo' con la quale puoi indicare che vuoi ricevere una email di notifica per ciascuna transazione. Tale email contiene un link diretto al server sicuro, al quale accedi con il tuo nome account e la tua password.

Testare la gestione manuale dei pagamenti

Fai logout dal cruscotto amministrativo e vai all'indirizzo web del tuo calendario prenotazioni. In questo modo puoi vederlo come lo vedrebbe un tuo cliente. Crea una prenotazione e assicurati che i dettagli di pagamento visualizzati siano corretti. Gli utenti potranno sempre tornare a questi dettagli andando nella vista agenda e cliccando la lettera 'P' ('pending') di fianco alla prenotazione. Fai di nuovo login come amministratore. Dovresti vedere la stessa 'P' di prima, ma stavolta nei dettagli della prenotazione troverai anche un bottone 'Approva'. Se non vuoi approvare la prenotazione, puoi cliccare il bottone 'Elimina'. Se più tardi cambi idea, puoi andare al cestino nella sezione 'Supervisiona' (clicca la lente di fianco allo slot che vuoi ispezionare) e ripristinare la prenotazione come 'pending' oppure approvarla.

Utilizzare il sistema di crediti per applicare sconti o vendere pacchetti pre-pagati di prenotazioni

Quando attivi il sistema di crediti, ad ogni utente viene aggiunto un campo "credito". Se un cliente dispone di un certo credito, questo verrà utilizzato per la prenotazione (con pagamento) successiva. Puoi modificare il credito di un utente alla pagina Gestione Utenti. Se un cliente ha un credito maggiore di zero, questo apparirà nell'angolo in alto a destra dello schermo (non può modificarlo, ovviamente). Il sistema di crediti può risultare utile in due situazioni. Primo, puoi assegnare un credito in euro (o in un'altra valuta) per applicare uno sconto sul prossimo pagamento. Nel caso tu voglia rimborsare l'importo di una prenotazione, questo consentirà al cliente di riprenotare in seguito senza alcun esborso. In caso di accordi specifici con un cliente, puoi anche assegnargli credito illimitato. Il secondo modo di utilizzare il sistema di crediti è consentire l'acquisto di pacchetti pre-pagati di prenotazioni. Per esempio, puoi chiedere a uno studente di pagare €200 per un pacchetto di 10 lezioni da €20 cadauna e permettergli poi di prenotare ciascuna lezione senza dover pagare ogni volta. In questo caso venderesti 10 crediti per €200 e ciascuna lezione costerebbe 1 credito. I "crediti" funzionano come una normale valuta (puoi ad esempio prezzare un appuntamento 1,5 crediti), ma devono essere acquistati in anticipo.

Se un cliente cancella un appuntamento pagato (anche parzialmente) con crediti, questi gli verranno restituiti. Sarà quindi opportuno assicurarsi che i cienti non possano cancellare appuntamenti/prenotazioni già passate (bottone Configura, scheda Processo). Un esempio: quando un cliente crea una serie di appuntamenti ricorrenti e paga con crediti, questi verranno distribuiti su tutti gli appuntamenti, quindi nel caso cancelli un solo appuntamento riceverà un rimborso parziale in crediti. Se ha pagato solo parzialmente con crediti, questi verranno distribuiti sugli ultimi appuntamenti della serie. Se il cliente paga una parte con crediti e il resto con carta di credito, nel caso la transazione superi il tempo limite il credito gli verrà restituito. Il credito verrà peraltro riprelevato nel caso la transazione vada a buon fine oltre il tempo limite. Se l'amministratore ripristina manualmente un appuntamento cancellato, il credito rimane invariato.

Negozio

Vendere crediti: il negozio

Ci sono diversi modi per assegnare crediti ai tuoi clienti:

  1. Alla pagina Controllo Accessi, puoi definire una quantità iniziale di crediti da assegnare in fase di registrazione.
  2. Puoi assegnare tu stesso crediti aggiornando manualmente il saldo dei tuoi clienti.
  3. Puoi utilizzare il negozio per vendere crediti via PayPal, aggiornando automaticamente gli account dei tuoi clienti.

Il tuo negozio non sarà visibile se non hai almeno un articolo in vendita; per inserire nuovi articoli vai alla schermata 'Gestione negozio' raggiungibile mediante il link "Vendi crediti" che compare nella sezione 'Sistema di credito' della pagina "Setup Pagamenti". Una volta che hai almeno un articolo in vendita, nel menu a destra del cruscotto amministrativo comparirà il link 'Gestione negozio'. Le opzioni su questa pagina sono semplici. Ad esempio, puoi inserire un articolo e chiamarlo "€100 per 10 crediti" oppure stabilire un prezzo per lezione e lasciare che il tuo cliente inserisca il numero di lezioni che vuole acquistare. Se vuoi vendere qualcosa di diverso, come una T-shirt, puoi anche impostare il costo (in crediti) a zero. In quel caso ti consigliamo di utilizzare il campo "Inventario" per assicurarti di avere sufficiente giacenza in magazzino. All'interno del tuo account PayPal puoi inoltre definire eventuali imposte o costi di spedizione che verranno aggiunti in fase di checkout. Infine, per impostare un credito illimitato, inserisci un trattino (-) nel campo corrispondente.

Per applicare uno sconto a un cliente specifico inserisci -x% nel campo supervisore di quel cliente, dove x indica un valore percentuale. Nota che lo sconto si applica al checkout da PayPal, non in sede di prenotazione. Questo per evitare un doppio sconto.

Come fanno i clienti a trovare il tuo negozio? Se non dispongono di credito e tu hai almeno un articolo in vendita, il sistema mostra automaticamente sopra il calendario un link per acquistare crediti. Purtroppo il link non sarà visibile se hai aggiunto del testo personalizzato, ma puoi di nuovo visualizzarlo inserendo nel testo la parola magica $auto. Puoi anche aggiungere al medesimo testo la parola magica $shop che genera un link al tuo negozio, visibile anche nel caso l'utente disponga di sufficiente credito.

Nota che l'utente dovrà fare login al sistema di prenotazione prima di poter utilizzare il negozio.


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