Sincronizza la tua Agenda Appuntamenti Online con altri Calendari

Le funzionalità descritte in questo tutorial non sono disponibili nella versione gratuita

SuperSaaS offre diverse modalità di sincronizzazione con altri calendari:

  1. E' possibile trasferire a SuperSaaS le informazioni di tipo 'libero/occupato' da un calendario Google
  2. E' possibile visualizzare prenotazioni e appuntamenti del calendario SuperSaaS in programmi quali Outlook o Google Calendar
  3. Se sei uno sviluppatore e hai bisogno di funzionalità avanzate di sincronizzazione, è disponibile un'apposita API (Application Programming Interface). Per ulteriori dettagli, visita la pagina dedicata alle API.

1. Integrare le disponibilità di SuperSaaS e Google Calendar

Quando colleghi Google Calendar a un calendario SuperSaaS, gli appuntamenti presenti nel primo risultano come periodi non disponibili nel secondo. Questo può essere utile, ad esempio, se hai un'agenda personale e vuoi che i tuoi clienti prenotino solo negli orari in cui sei libero. Una volta impostato in SuperSaaS il tuo orario di lavoro, i clienti potranno prenotare soltanto quei periodi che ricadono nell'orario di lavoro e che al contempo risultano disponibili nella tua agenda personale. Nota che soltanto l'informazione libero/occupato viene sincronizzata; in questo modo i tuoi clienti non vedranno alcun dettaglio dei tuoi impegni personali.

I passi necessari per configurare la sincronizzazione sono i seguenti:

Codice identificativo in Google Calendar
  1. Verifica che l'informazione libero/occupato del tuo Google Calendar sia pubblica. In Google Calendar vai alla scheda "Condividi questo calendario", seleziona la checkbox "Rendi pubblico questo calendario" e, opzionalmente, "Condividi solamente lo stato libero/occupato". Se il Google Calendar col quale ti stai sincronizzando è a sua volta collegato a un altro calendario, la condivisione può avvenire solo dopo aver aggiunto quest'ultimo.
  2. Assicurati che il fuso orario sia impostato correttamente, sia in Google Calendar che in SuperSaaS. I fusi orari non devono necessariamente corrispondere, ma visto che, se sono diversi, gli orari vengono tradotti, accertati che tale traduzione avvenga consapevolmente.
  3. Trova l'ID del calendario che vuoi sincronizzare. In Google Calendar clicca "Impostazioni Calendar" nella tendina in alto a destra, poi seleziona la scheda Calendari, quindi clicca sul nome del calendario. L'ID calendario è visibile in basso, nella sezione "Indirizzo Calendario" (vedi immagine). Se è il tuo calendario principale, l'ID è di solito identica al tuo usernane Google; se invece è un calendario secondario, l'ID sarà una lunga stringa di caratteri simile a "teuappgh9sdojl@group.calendar.google.com".
  4. Sul cruscotto amministrativo di SuperSaaS, clicca il bottone "Supervisiona" a fianco del calendario prenotazioni, vai alla scheda "Sincronizza" e inserisci l'indirizzo (cioé l'ID) del tuo calendario nel campo predisposto. Se vuoi poter ancora fissare appuntamenti tu stesso, attiva la checkbox "Consenti all'amministratore di ignorare tutti i vincoli di orario di apertura", e infine salva le modifiche con l'apposito pulsante.

Terminata la configurazione, SuperSaaS inizierà a controllare regolarmente Google Calendar per gli aggiornamenti. Quanto regolarmente? La frequenza di aggiornamento dipende da quanto spesso gli utenti accedono al tuo calendario. Ogni volta che qualcuno utilizza il tuo calendario prenotazioni SuperSaaS, il sistema valuta a quando risale l'ultimo aggiornamento ricevuto da Google Calendar. Se sono trascorsi più di 15 minuti, effettua una nuova sincronizzazione. La procedura può richiedere alcuni secondi, quindi potrebbe essere necessario ricaricare la pagina nel browser per vedere le informazioni aggiornate. Questo in ogni caso non dovrebbe essere un problema, dal momento che gli utenti, prima di effettuare la prenotazione, visualizzano sempre almeno un'altra pagina di SuperSaaS, e ciò basta per aggiornare il calendario. Attualmente la sincronizzazione tra SuperSaaS e Google Calendar recupera al massimo gli appuntamenti dei 6 mesi successivi.

Questa funzionalità permette di sincronizzare SuperSaaS con Google Calendar e con altri calendari di Google Apps. Per quanto riguarda Outlook, è prima necessario inviare le informazioni a Google Calendar e quindi procedere come descritto sopra per sincronizzare quest'ultimo con SuperSaaS.

2. Visualizzare SuperSaaS in un'altra applicazione calendario

E' possibile pubblicare il calendario SuperSaaS in una qualsiasi altra applicazione calendario in grado di ricevere feed nel formato standard iCal (RFC 2445), come Microsoft Outlook, Apple iCal o Google Calendar. Il collegamento è monodirezionale: se modifichi un appuntamento online in SuperSaaS, la modifica si rifletterà nella tua agenda Outlook (solo dopo averla sincronizzata). Ma non viceversa. Puoi anche utilizzare il link webcal per visualizzare gli appuntamenti del caleedario SuperSaaS sul tuo palmare, ad esempio l'iPhone, ma di solito la versione 'mobile' del nostro sito è la scelta migliore in quanto offre più funzionalità.

Per sottoscrivere un feed iCal, devi prima di tutto creare il link "webcal" al tuo calendario SuperSaaS: entra nella sezione "Supervisiona", clicca la scheda "Sincronizza" e segui le istruzioni che trovi nella pagina. Dopo, inserisci questo link nella tua applicazione calendario. La procedura dipende dall'applicazione che usi, leggi la relativa documentazione per istruzioni dettagliate.

Gli appuntamenti di un calendario sottoscritto sono mantenuti separati da quelli del tuo calendario SuperSaaS, quindi puoi anche modificare o cancellare i primi senza influire sui secondi. Se invece vuoi aggregare gli appuntamenti dei due calendari, puoi scaricare quelli di SuperSaaS dalla scheda "Download" e caricarli nell'altra applicazione. In questo caso, però, gli appuntamenti non verranno più aggiornati automaticamente.

La frequenza con cui le informazioni vengono aggiornate dipende dalla tua applicazione calendario (non da SuperSaaS). Il protocollo iCal non è particolarmente efficiente e permette l'aggiornamento di un numero limitato di informazioni. Se sei uno sviluppatore, puoi superare queste limitazioni per mezzo delle API SuperSaaS. Questa è una soluzione più efficiente che permette l'aggiornamento di un ampio numero di informazioni, ma richiede competenze tecniche avanzate.


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