Personalizza i processi del tuo software di prenotazione online

Processo di Prenotazione Appuntamenti

La prima parte della scheda 'Processo' mostra un diagramma di flusso che descrive i passaggi necessari per fissare un appuntamento o una prenotazione. Nel diagramma non sono riportati i passaggi per creare un nome utente; per questi è disponibile il tutorial controllo accessi, dove vengono trattati ampiamente. Il diagramma si aggiorna dinamicamente al variare delle impostazioni nella pagina. Ad esempio, selezionando ‘Invia una conferma’ il corrispondente passaggio apparirà nel flusso.

L'area sotto il diagramma ti permette di specificare quali informazioni richiedere agli utenti all'atto della prenotazione. Nota che se chiedi loro di fare login con l'email, quest'ultima non gli verrà più chiesta in seguito dal momento che il sistema la conosce già.

Se vuoi creare un valore predefinito, puoi richiedere due volte la stessa informazione. Per esempio, se durante la creazione di un nome utente richiedi l'indirizzo, e successivamente lo chiedi ancora all'atto della prenotazione, il primo valore inserito verrà mostrato come default in modo che l'utente non debba riscriverlo.

Interfaccia personalizzata

Gran parte degli inserimenti sono rappresentati da campi di testo, fatta eccezione per l'indirizzo, che è un box di testo multi-riga, e la nazione, che è un menu a tendina. Alla pagina 'Controllo accessi' puoi aggiungere due campi opzionali compilabili durante la creazione del nome utente, e altri due qui, in tutto quattro campi opzionali. Cliccando sul link ‘Personalizza’, due di questi possono essere ulteriormente personalizzati in box di testo o menu a discesa. Puoi anche impostare un codice prodotto da associare a ciascuna scelta e in tal modo integrare SuperSaaS con applicazioni di back-office.

Se hai bisogno di più campi rispetto a quelli disponibili puoi creare un form personalizzato con un numero illimitato di campi e commenti che aiutano l'utente durante la compilazione. Nel menu a destra del cruscotto amministrativo trovi la voce "Crea Modulo" che ti porta a un form editor con campi di diverso tipo, inclusi "check box" e "pulsanti radio". Dopo aver dato un nome al form e averlo salvato, nella scheda "Processo" apparirà un'opzione per integrarlo nel tuo calendario, sia in sede di registrazione utente che di inserimento prenotazioni. Un possibile utilizzo è di mostrare ai tuoi clienti la pagina "Termini e condizioni d'uso" prima che effettuino una prenotazione.

Se hai creato un ‘campo supervisore’, nella pagina Controllo Accessi puoi scegliere di mostrarlo o nasconderlo ai tuoi utenti. Il campo supervisore è utile per raccogliere informazioni che l'utente non può modificare, ad esempio un numero di tessera. Puoi anche utilizzarlo per fare uno sconto a uno specifico cliente. Inserendo il testo -10% nel campo supervisore lo sconto verrà applicato automaticamente ad ogni pagamento via PayPal eseguito da quel cliente sul sito SuperSaaS.

L'opzione successiva, se attivata, permette al cliente di inserire appuntamenti o prenotazioni ripetute. Nella finestra di prenotazione comparirà il campo "Ripeti". Tale opzione varia leggermente nel caso di un sistema di prenotazione "a risorse" rispetto ad uno "a capacità". Nel caso di un sistema "a risorse", l'utente ha la possibilità di ripetere la prenotazione secondo uno schema giornaliero/settimanale/mensile/etc. fino ad una certa data. In un sistema "a capacità" questa opzione è visibile soltanto se prima crei uno slot ripetuto. L'utente può quindi scegliere da un elenco in quale slot vuole prenotare. Nel caso di una prenotazione o appuntamento ripetuto, la finestra di modifica permetterà di scegliere se modificare una singola prenotazione, oppure modificarle tutte (ovviamente solo quelle future).

Nella sezione successiva puoi ulteriormente modificare la procedura di prenotazione selezionando "Richiedi approvazione…" o "Richiedi pagamento…". Quando selezioni "Richiedi approvazione" gli appuntamenti vengono prenotati in via provvisoria. In questo caso è necessario che l'amministratore o un superuser confermi la prenotazione prima di inviarne notifica all'utente. Puoi anche inviare una email all'amministratore contestualmente ad ogni richiesta di approvazione.

E' presente inoltre una check-box per l'approvazione automatica degli appuntamenti creati da un superuser o dall'amministratore. A prescindere da questa impostazione, se un utente dispone di "credito illimitato" le sue prenotazioni vengono automaticamente approvate. Questo è un utile espediente per consentire a certi utenti di fiducia di evitare il sistema di approvazione. Per attribuire a un utente credito illimitato, per prima cosa attiva il sistema di credito alla pagina "Setup Pagamenti", poi attribuiscigli credito illimitato nella pagina di amministrazione utenti. La gestione dei pagamenti è un argomento molto ampio, per questo motivo è disponibile un apposito tutorial.

Al termine della prenotazione l'utente rimarrà di default sulla stessa pagina. L'avvenuta prenotazione sarà evidenziata nella parte superiore con un messaggio di conferma. E' possibile modificare questo comportamento specificando un URL dove indirizzare l'utente dopo la prenotazione. Se opti per questa soluzione è fortemente raccomandabile che la pagina di destinazione indichi chiaramente che la prenotazione è andata a buon fine. Indirizzare l'utente alla homepage del tuo sito senza alcuna conferma di quanto accaduto può creare confusione (e PayPal lo vieta esplicitamente nel caso utilizzi il loro sistema di pagamento). Quando un utente fa logout da SuperSaaS cliccando sul relativo link viene indirizzato all'URL che compare nella pagina "Impostazioni di Layout". Può essere un URL qualsiasi e, in questo caso, la homepage del tuo sito è una scelta appropriata.

Le due impostazioni successive riguardano i messaggi email. La maggior parte dei messaggi non vengono inviati se sei connesso come amministratore. Quindi per verificarne la corretta ricezione è necessario innanzitutto fare login come utente, secondo quanto indicato nel tutorial di verifica del risultato finale.

Una modifica al calendario prenotazioni può generare differenti messaggi:

Per personalizzare i messaggi che il sistema invia ai tuoi utenti è disponibile il tutorial 'Modifica il Layout'. In aggiunta puoi inviare un messaggio ai nuovi utenti quando si registrano, con la possibilità di includere un link di conferma del loro indirizzo email. Questo messaggio è configurabile alla pagina 'Controllo Accessi' raggiungibile dal cruscotto amministrativo.

Creare appuntamenti per conto di qualcun'altro

Quando si inserisce un appuntamento, SuperSaaS lo archivia insieme al nome utente di chi l'ha creato. Questo permette all'utente di visualizzare i propri appuntamenti nella vista 'Agenda' e di distinguerli da quelli degli altri utenti nella vista calendario. Se, ad esempio, ricevi prenotazioni anche via telefono, potresti volerle inserire in calendario tu stesso. Ma se fai login come amministratore, la prenotazione apparirà di proprietà dell'amministratore. In questo caso potrebbe essere necessario agire per conto dell'utente che intende prenotare. Per agire per conto di qualcun'altro è necessario andare alla pagina 'Gestione Utenti', raggiungibile dal cruscotto amministrativo, e cliccare sulla freccia blu a fianco dell'utente per conto del quale vuoi prenotare. Se ora effettui una prenotazione, questa apparirà con il nome di quell'utente, seguito dal nome di chi ha realmente inserito la prenotazione. Questo fa in modo che l'appuntamento compaia nell'agenda di quell'utente e permette a te di inviare i messaggi di conferma e di promemoria al cliente. Per smettere di agire per conto di qualcun'altro basta cliccare il suo nome nell'angolo in alto a destra dello schermo.

Nell'ultima sezione della pagina è possibile indicare con quanto anticipo un utente può inserire o modificare un appuntamento. Come amministratore puoi sempre inserire o modificare appuntamenti al di fuori di questi limiti, quindi per verificare il corretto funzionamento di questa opzione dovrai fare login come utente.


Prossimo capitolo: Modifica il Layout | Torna a indice dei tutorial