Modifica il layout del tuo sistema di prenotazione online

Questo tutorial è diviso in due sezioni: la prima riguarda le impostazioni rilevanti per il tuo account, ad esempio il fuso orario e il formato data, la seconda le impostazioni che determinano l'aspetto del tuo sistema di prenotazione, come il colore di un appuntamento.

Impostazioni di Layout

Impostazioni di layout per l'account

Le impostazioni di layout per l'account si trovano cliccando la voce ‘Impostazioni layout’ nel menu a destra del cruscotto amministrativo.

Nella prima sezione puoi scegliere un termine da utilizzare al posto di ‘utente’. Per esempio, se nel campo ‘altro’ inserisci la parola ‘studente’, ogni finestra di dialogo, pagina di aiuto, email o messaggio di errore farà riferimento ai tuoi utenti come studenti. Se scegli l'opzione 'altro' inserisci il termine nella forma "singolare, plurale", quindi nel nostro esempio "studente, studenti".

Fuso orario su GMT

La sezione ‘Impostazioni Regionali’ si spiega da sé. E' importante impostare correttamente il fuso orario poiché determina l'invio delle email di promemoria. L'impostazione standard fa riferimento al tuo paese, ma potrebbe non essere accurata per quei paesi attraversati da più fusi orari. Il sistema calcola automaticamente l'ora legale per la tua zona geografica. Puoi anche fare in modo che l'utente scelga il proprio fuso orario, nel qual caso sia il tuo orario che il suo verranno visualizzati a video e nelle email di conferma.

Nella sezione "Aspetto" puoi modificare la dimensione dei caratteri e i colori utilizzati per il testo, i titoli, lo sfondo e diversi altri elementi della pagina. Per quanto riguarda i caratteri, la dimensione standard è 11 punti. SuperSaaS è ottimizzato per la dimensione standard ma in qualche caso il testo potrebbe apparire troppo piccolo per le tue necessità, in particolare se hai utenti anziani o affetti da un deficit visivo. Il sistema scalerà la maggior parte degli elementi visivi in funzione della dimensione base che sceglierai, ma nei browser più datati questo non sempre produrrà risultati precisi al pixel, specialmente ad elevati livelli di ingrandimento, quindi diversi elementi vengono tenuti a dimensione fissa per evitare layout caotici e incoerenti. Cliccando sui rettangoli colorati comparirà una tavolozza dalla quale scegliere un colore o nella quale inserire un codice HTML esadecimale.

Nella sezione riguardante l'intestazione e il pié di pagina puoi caricare un logo che rimpiazzi quello standard di SuperSaaS nella parte superiore di ogni pagina. Può essere in formato ‘gif’, ‘jpg’ o ‘png’ e avere una dimensione massima di 70KB. Puoi anche specificare un indirizzo web dove indirizzare gli utenti che cliccano sul tuo logo. Alla stessa pagina verranno indirizzati se cliccano il link di logout mentre sono connessi al tuo calendario prenotazioni. Selezionando l'opzione appropriata puoi anche scegliere di nascondere il logo e il pié di pagina. Questa possibilità è particolarmente utile se vuoi visualizzare SuperSaaS all'interno di un frame su un altro sito. Maggiori informazioni all'interno del tutorial per integrare il calendario prenotazioni nel tuo sito.

L'indirizzo 'Da:' nei messaggi di posta in uscita può essere cambiato con il tuo indirizzo email personale. Nel rispetto degli standard Internet, che mirano a evitare lo spam, verrà aggiunta ai tuoi messaggi un'intestazione 'Rispedito-Da: SuperSaaS', di solito non visibile al destinatario. Tutti i link nelle email di sistema conterranno 'supersaas.it' a meno che tu non decida di creare un dominio personalizzato e collegarlo al tuo account. La sezione Opzioni Avanzate fornisce un link alla pagina dove è possibile impostare un URL personalizzato e modificare la piccola icona che compare nella barra indirizzi di alcuni browser, detta the favicon. Ulteriori informazioni all'interno del tutorial per creare un indirizzo web personalizzato.

Quando un utente clicca il link ‘Aiuto’ nell'angolo in alto a destra dello schermo la pagina risultante mostrerà informazioni di supporto relative alla pagina di provenienza. Se inserisci del testo nel box ‘Informazioni di Contatto’ questo verrà visualizzato all'inizio di ciascuna pagina di aiuto. Puoi utilizzare codice HTML, per esempio per inserire un'immagine con link. Il codice verrà analizzato per garantire che sia HTML valido, eventuali tag non corretti verranno rimossi.

Nel caso tu scelga di inviare automaticamente un messaggio email ai nuovi utenti, il box di testo in fondo alla pagina ti permette di personalizzarlo. Accetta soltanto testo semplice, quindi non usare codice HTML. Alla pagina 'Controllo Accessi' puoi scegliere se inviare o no ai nuovi utenti una email di registrazione, come spiegato qui.

Scheda Configura Layout

Impostazioni di layout per il calendario prenotazioni

Cliccando il bottone blu ‘Configura’ in corrispondenza di un calendario prenotazioni e selezionando la scheda ‘Layout’ puoi modificare il layout di quello specifico calendario. La pagina di configurazione apparirà leggermente diversa a seconda che si tratti di un sistema ‘a risorse’ o di uno ‘a capacità’.

In primo luogo puoi impostare le dimensioni del calendario. Quest'ultimo, in orizzontale, si adatterà automaticamente allo spazio disponibile. Puoi verificarlo trascinando l'angolo in basso a destra del tuo browser. (Se visualizzi SuperSaaS all'interno di un frame, si adatterà ad esso).

La dimensione verticale non si adatta automaticamente alla finestra del browser ma puoi deciderla tu. Per le viste giornaliera e settimanale sono due i fattori che determinano l'altezza del calendario: le ore visibili, e la dimensione della singola ora. Se hai molti appuntamenti brevi, ad esempio di 15 minuti, aumentare la dimensione verticale del calendario può aiutare a renderlo più leggibile. D'altra parte, se hai un solo appuntamento al giorno, un minore ingrandimento funzionerà meglio.

Appuntamento al di fuori dell'orario visibile

Nota che le ore di inizio e di fine visualizzate possono essere impostate al di fuori dell'orario di apertura. Normalmente imposterai gli orari di inizio e di fine in modo che l'orario di apertura sia visibile per intero, ma non sei obbligato a farlo. Per esempio, se l'orario di utilizzo normale delle sale riunioni è dalle 9 alle 18, ma a volte capita che vengano utilizzate prima o dopo, non vorrai certo sprecare spazio sullo schermo con tutte quelle ore vuote. Visualizza tranquillamente l'orario standard 9 - 18 e se un appuntamento o una prenotazione vengono inseriti al di fuori di quell'orario le ore visualizzate cambieranno automaticamente (solo per quella settimana) in modo da poter mostrare tutte le prenotazioni. Nella vista mensile la dimensione verticale non si adatta nel caso di appuntamenti fuori dall'orario visibile in quanto ciò andrebbe a svantaggio della leggibilità; in ogni caso il sistema ti avvertirà di eventuali appuntamenti fuori orario mostrando il messaggio '1 non visibile'.

La sezione ‘Colori’ fornisce un link alla pagina dove è possibile modificare lo schema di colori del calendario prenotazioni. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di sistema. Nel caso di un sistema a capacità esiste un colore di default per gli slot prenotabili. Puoi modificarlo per ogni singolo slot cliccando il quadrato colorato in basso a destra che compare durante la sua creazione o modifica. Il colore 'slot completo' è una grafica che si sovrappone allo slot quando non è più prenotabile, mentre l'indicatore di proprietà appare sugli slot per i quali l'utente collegato si è prenotato.

Nel caso di un sistema a risorse il colore di un appuntamento mostra a quale risorsa appartiene. Anche in questo caso è possibile impostare un ‘Indicatore di proprietà’, vale a dire una grafica che si sovrappone agli appuntamenti a indicare quelli ai quali l'utente collegato si è prenotato. Se i tuoi appuntamenti sono a durata e dimensione fissa, per facilitare la prenotazione il sistema può inserire a calendario degli slot ‘fantasma’ di cui puoi scegliere l'aspetto. Per avere un'idea di questi slot ‘fantasma’ puoi visitare questa demo. Se il tuo calendario serve a pianificare più risorse allora sulla pagina dei colori puoi anche scegliere come selezionarne una specifica, mediante menu a discesa o legenda colori.

La terza sezione determina quali campi vengono visualizzati negli elenchi, ad esempio la vista agenda. Qui troverai soltanto i campi effettivamente compilabili. Nei puoi aggiungere altri a partire dalla scheda ‘Processo’.

La sezione successiva stabilisce la vista di default, vale a dire quella che un utente vede per prima quando accede al tuo calendario prenotazioni. Le viste disponibili corrispondono alle linguette azzurre del tuo calendario. Alcune viste potrebbero non essere adatte al tuo calendario. Se ad esempio affitti case vacanza per periodi di una settimana, la vista giornaliera potrebbe non avere senso. In questo caso puoi rimuoverla deselezionando la check-box corrispondente. E' presente anche una check-box per nascondere il 'navigatore mensile', che compare in alto a destra nella pagina.

Messaggi Personalizzati

La restante parte della scheda Layout è composta da box di testo che ti permettono di personalizzare i messaggi in diverse pagine e nelle email. Questi box accettano codice HTML, comprese le immagini, ma a patto che queste siano raggiungibili mediante un URL, vale a dire non archiviate in locale sul tuo pc. (Puoi caricare un logo sui nostri server, come illustrato nella sezione precedente, e utilizzare quell'URL.) Le email vengono tutte inviate in testo semplice, quindi non aggiungervi codice HTML.

I box di testo accettano anche codice JavaScript che puoi utilizzare per aggiungere funzionalità avanzate alla pagina. Cliccando il bottone "HTML" apparirà una finestra dove puoi inserire il tuo codice. Questa opzione è utile anche nel caso tu voglia tracciare le visite al tuo calendario mediante Google Analytics.

Messaggi dinamici con "testo automatico"

L'argomento è avanzato e può essere tranquillamente tralasciato

SuperSaaS ti permette di personalizzare i tuoi messaggi mediante "testo automatico". Tali stringhe di testo sono parole "magiche" che vengono automaticamente sostituite da qualcosa d'altro mentre il messaggio viene generato. La seguente tabella descrive le parole magiche che puoi utilizzare nei messaggi email e nei promemoria via SMS.

Stringhe di testo automatico per messaggi email e SMS
La parola……sarà sostituita con
$nameIl nome del destinatario, se disponibile
$dearScrive la frase "Gentile $name," tranne nel caso che $name sia sconosciuto
$loginIl nome utente di chi scrive (nulla nel caso di amministratore o utente non loggato)
$subjectIl testo che segue $subject verrà utilizzato come oggetto della email,
può contenere altre parole magiche
$urlUn indirizzo web per condurre l'utente a una pagina specifica del calendario prenotazioni
$actionDescrive l'azione che ha generato questa email.
Esempio: 'Il tuo appuntamento è stato $action' → 'Il tuo appuntamento è stato creato'
$detailsInformazioni di dettaglio sulla prenotazione, ad esempio ora e luogo
$idL'ID della prenotazione, utile per una ricerca rapida nell'interfaccia supervisore
$slot_idL'ID dello slot al quale appartiene la prenotazione (solo sistema a capacità)
$replaceCancella tutto il testo generato dal sistema, solo il tuo testo verrà utilizzato
$start
$finish
$created
L'ora di inizio, di fine e la data di creazione di questa prenotazione.
Utilizza $start_time oppure $finish_time per mostrare solo l'ora
$icalLa prenotazione verrà allegata al messaggio di notifica sotto forma di file iCalendar
$formSe un form è collegato a questo oggetto, sarà allegato come file HTML
$if "evento"Il resto della frase viene stampato solo se evento corrisponde all'azione eseguita.
Leggi più sotto per un elenco di possibili azioni
$title
$location
$description
$quantity
Titolo, luogo, descrizione e quantità prenotata (solo sistema a capacità)
Per calendari multi-risorsa $description rappresenta il nome della risorsa

Di solito il tuo testo personalizzato viene inserito nell'email generata dal sistema. Se invece utilizzi la stringa $replace in un qualsiasi punto del messaggio, il tuo testo personalizzato sostituirà quello di sistema. I comandi possono anche essere concatenati. La stringa di codice qui sotto rimpiazzerà il titolo solo se un appuntamento viene creato, altrimenti lascerà il titolo di default:

$if "created" $title Hai un nuovo appuntamento in data $created

I valori consentiti dopo $if sono: "created", "changed", "deleted", "approved", "refunded", "placed_on_the_waiting_list", "changed_on_the_waiting_list", "removed_from_the_waiting_list" oppure "placed" ("placed" significa prelevato dalla lista di attesa e confermato).

Un ulteriore impiego del testo automatico è fornire ai tuoi clienti un link diretto ad una pagina di modifica del loro appuntamento. Potresti inserire il seguente testo nelle email di notifica:

Per modificare online il tuo appuntamento vai a:
http://www.supersaas.it/schedule/nome_account/nome_calendario?view=view&id=$id

Nel caso di un sistema a capacità dovresti includere nell'URL anche l'ID dello slot:

http://www.supersaas.it/schedule/nome_account/nome_calendario/$slot_id?view=view&id=$id

Testi dinamici possono essere utilizzati anche come messaggi di sistema, ad esempio quelli visualizzati sopra il calendario o sulla pagina di logout.

Stringhe di testo automatico per messaggi di sistema
La parola……sarà sostituita con
$if condizione {messaggio}Se la condizione è soddisfatta, viene visualizzato il messaggio contenuto tra parentesi. Leggi sotto le possibili condizioni. Il messaggio può essere multi-riga e contenere altre parole magiche, tranne un altro $if
$loginIl nome utente di chi è attualmente loggato
$nameIl nome completo (se disponibile) dell'utente attualmente loggato
$creditL'ammontare del credito di cui l'utente attualmente loggato dispone
$shopCrea un link al tuo negozio, per esempio: "Prima di prenotare acquista i crediti necessari presso $shop"
$suIl valore del campo supervisore (se disponibile) dell'utente attualmente loggato. Puoi utilizzarlo per mostrare a un utente specifico un messaggio personalizzato subito dopo il login
$idL'ID dell'oggetto corrente. Disponibile soltanto sulla schermata di checkout pagamenti e su quella di ringraziamento per form inviati. Puoi utilizzarlo per assegnare ai clienti un codice identificativo unico

Un utilizzo frequente dei messaggi dinamici di sistema è quello di mostrare il testo in lingue diverse a seconda dell'utente. La condizione nella struttura $if può essere un codice lingua a due lettere come IT, EN o FR, utilizzabile nel seguente modo:

$if IT {Buon giorno $login}
$if EN {Good morning $login}

Un altro utilizzo della struttura $if è di visualizzare messaggi differenti a seconda che l'utente si sia registrato oppure no:

$if out {Per favore fai prima login o crea un nuovo account se non ne hai già uno}
$if user {Bentornato $login!}

La seguente tabella elenca le possibili condizioni utilizzabili nella struttura $if:

CondizioneVale se…
$if user {messaggio}Il messaggio viene visualizzato se l'utente ha fatto login
$if out {messaggio}Il messaggio viene visualizzato se l'utente non ha fatto login
$if shared {messaggio}Il messaggio viene visualizzato se l'utente ha fatto login con una password condivisa
$if admin {messaggio}Il messaggio viene visualizzato se l'utente ha fatto login come amministratore o superuser
$if XX {messaggio}Il messaggio viene visualizzato se la lingua attualmente selezionata ha un codice ISO uguale a XX
$if paid {messaggio}Il messaggio viene visualizzato dopo che l'utente ha completato con successo un pagamento.
Può soltanto essere aggiunto al messaggio che già compare nella schermata di checkout

SMS Personalizzati

Nella sezione 'Gateway SMS' del cruscotto amministrativo puoi personalizzare il contenuto standard dei promemoria SMS. Le medesime parole magiche utilizzate nei messaggi email possono essere inserite anche nei promemoria via SMS che vengono inviati ai tuoi clienti. Nota che tale personalizzazione non si applica ai messaggi che vengono inviati a te come admin per informarti di nuovi appuntamenti o aggiornamenti in calendario.

Il contenuto standard di un promemoria via SMS è il seguente:

Promemoria per <titolo appuntamento> in data <data e ora>

Per esempio, ammettendo che tu non abbia modificato il testo standard del messaggio, un promemoria via SMS per una lezione di yoga apparirebbe così:

Promemoria per Yoga (Anna) in data 10/10/2015 18:00

Prossimo capitolo: Integra il calendario prenotazioni nel tuo sito | Torna a indice dei tutorial