Hotel bed

Crea un sistema di prenotazione online per strutture ricettive

Usa SuperSaaS come sistema di prenotazione per piccoli hotel e B&B

SuperSaaS funziona molto bene come soluzione low-cost per strutture ricettive con un numero limitato di camere. Questa pagina mostra come configurare il sistema nel caso di Bed & Breakfast, piccoli hotel o resort. Il risultato finale è visibile in questa demo.

Prima di continuare la lettura ti suggeriamo di attivare un account gratuito di prova. Se vuoi saperne di più di SuperSaaS, scopri le sue principali caratteristiche.

Di seguito alcuni casi d'uso tipici del settore ricettivo:

Come utilizzare questo tutorial

Il metodo più efficace per configurare un calendario prenotazioni SuperSaaS è quello "esperienziale":

  1. crea e configura un sistema base seguendo la procedura guidata;
  2. verifica se il sistema risponde alle tue esigenze;
  3. nel caso tu non sia soddisfatto, modifica la configurazione e torna al punto 2;
  4. una volta soddisfatto, integra il sistema di prenotazione nel tuo sito.

Esempi di viste differenti

1 camera 3 camere Disponibile

Step 0: Come possono trovarti i tuoi clienti?

Sebbene SuperSaaS sia utilizzabile come sistema di prenotazione a sé stante, è probabile che tu voglia allestire alcune pagine web per descrivere la tua struttura, fornire informazioni di contatto e quant'altro. Se non l'hai ancora fatto, esistono svariati servizi su internet che ti possono aiutare.

Quando arrivi in fondo alla creazione di un calendario prenotazioni ricevi un link del tipo "www.supersaas.it/schedule/Tuo_Hotel" che punta al tuo sistema. Se possiedi un tuo nome a dominio puoi sostituirlo a 'supersaas.it'. Puoi quindi mettere il link sul tuo sito web con il testo, ad esempio, "prenota qui" o "mostra disponibilità". Puoi anche inserire quel link in una brochure o nelle e-mail che mandi ai tuoi clienti.

Step 1: Crea un account

Se ancora non hai un account SuperSaaS, ti suggeriamo di crearlo ora. E' gratuito e ti serve soltanto un indirizzo email valido. Assicurati di scegliere un nome account significativo per i tuoi clienti, dal momento che comparirà nell'indirizzo web del tuo calendario prenotazioni. Al termine, il sistema ti spedirà un'email contenente un link per attivare l'account. Una volta cliccato il link, puoi fare login e accedere al cruscotto amministrativo.

Step 2: Crea un calendario prenotazioni

Nel menu sulla destra clicca "Nuovo calendario" per dare avvio alla procedura guidata. La prima domanda ti chiede se vuoi creare un sistema "a risorse" o uno "a capacità". Per un Bed & Breakfast sceglierai un sistema "a risorse", dove ogni camera rappresenta una risorsa. Per una spiegazione più dettagliata delle due tipologie di sistema, clicca il link 'Aiuto' nell'angolo in alto a destra dello schermo. La maggior parte delle rimanenti domande della procedura guidata sono auto-esplicative. L'ultima schermata mostra l'indirizzo web del tuo sistema; prendine nota, tornerà utile più avanti.

Step 3: Personalizza il calendario prenotazioni

Nel caso di un Bed & Breakfast è probabile che tu voglia un sistema di prenotazione che di default visualizza giorni interi, senza il dettaglio di ore e minuti. Per ottenere questo clicca sul bottone 'Configura' in alto a destra e poi, nella scheda 'Risorse', seleziona l'opzione "Arrotonda gli orari al giorno più vicino". Potresti inoltre voler impostare la durata minima della prenotazione a un giorno. 'Giorno', in SuperSaaS, indica le 24 ore da mezzanotte a mezzanotte. Una prenotazione di un giorno avrà come date di inizio e fine lo stesso giorno. Nel caso di un hotel, può essere più funzionale lavorare con gli orari di check-in/check-out. Se inserisci un orario di check-in/check-out nell'apposito box "Limita gli orari di inizio a", le prenotazioni scaleranno di conseguenza. Una prenotazione di un giorno avrà allora come date di inizio e fine due giorni consecutivi.

Step 4: Imposta i prezzi

Ipotizzando che ciascuna camera abbia una tariffa a giornata, seleziona l'opzione "Dipende dalla data, durata o risorsa" sotto il titolo "Prezzo". Dopo aver salvato la pagina, clicca il link "setup prezzi" per definire le tariffe giornaliere e stagionali. Ad esempio, per aumentare i prezzi di €30 a giugno dovresti definire una regola come la seguente: "Esegui azione: Aumenta il prezzo di €30" se la data è "tra 1/6 e 30/6". Per definire una tariffa che raddoppia nei weekend dovresti selezionare: "Esegui azione: Aumenta il prezzo del 100%" se la giornata è "una tra Sabato o Domenica". Nel caso di un weekend di giugno quale regola dovrà essere applicata per prima? Aumentare di €30 e poi raddoppiare, o viceversa? Puoi decidere l'ordine di applicazione delle regole (dall'alto verso il basso) trascinandole con il mouse.

Prova liberamente le opzioni presenti sulle altre schede di configurazione per vedere cosa è possibile fare. Ad esempio, sulla scheda "Processo" puoi attivare i promemoria via email e specificare i dati che gli utenti devono inserire all'atto della prenotazione. Per una spiegazione dettagliata di tutte le opzioni presenti nella scheda "Processo" puoi leggere il tutorial per personalizzare i processi. Se non intendi utilizzare il sistema per ricevere le prenotazioni online, ma soltanto per mostrare ai clienti la disponibilità delle camere, puoi andare alla scheda "Accesso" e selezionare l'opzione "Solo tu (o i superuser autorizzati) puoi apportare modifiche al calendario prenotazioni". Per una spiegazione dettagliata di tutte le opzioni per gestire l'accesso al calendario prenotazioni, è disponibile uno specifico tutorial.

Step 5: Modifica il layout

Per un B&B è probabilmente più utile la vista mensile rispetto a quella settimanale (che è predefinita). Questa impostazione è modificabile nella scheda "Layout", in alto. Se calcoli le giornate dalla mezzanotte alla mezzanotte successiva vorrai visualizzare le ore dalle 0:00 alle 24:00 in modo che tutti i 'blocchi' siamo visibili. Puoi anche cambiare i colori e la grafica del calendario per renderli coerenti con lo stile comunicativo del tuo sito.

Il layout è modificabile da due pagine distinte: la prima, "Impostazioni layout", è accessibile dal cruscotto amministrativo e configura tutti i calendari del tuo account, la seconda, "Layout", è raggiungibile cliccando il bottone "Configura" di un calendario specifico. Le modifiche fatte su quest'ultima pagina valgono solo per il calendario corrispondente. Per una spiegazione dettagliata di tutte le opzioni relative al layout è disponibile il tutorial su come modificare il layout.

Step 6: Stabilisci l'orario di apertura

Se non tieni aperta l'attività tutta la settimana, puoi utilizzare la pagina "Orari" per rimuovere dal calendario i giorni di chiusura. La scheda "Orari" si trova nell'area di supervisione raggiungibile cliccando sul pulsante "Supervisiona" in alto a destra. Nei giorni di apertura inserisci 0:00 come orario d'inizio e 24:00 come orario di fine, questo consentirà al sistema di mostrare correttamente la tua disponibilità. (Utilizza l'intervallo 12:00 am - 12:00 am se usi il formato orario a 12 ore). Allo Step 3 abbiamo fissato a un giorno (24 ore) la durata minima di una prenotazione, questo per fare in modo che anche nelle giornate in cui l'orario di apertura non è dalle 0:00 alle 24:00 il sistema non ritenga che non c'è abbastanza spazio disponibile per una prenotazione.

Puoi utilizzare l'opzione "Data di inizio e fine" per limitare i periodi in cui è possibile prenotare e similmente utilizzare la scheda "Giorni speciali" per escludere dal calendario quei periodi in cui le tue camere non sono disponibili. Se le tue camere sono state già prenotate via telefono o altri canali, è consigliabile inserirle a calendario come prenotazioni piuttosto che come giorni speciali. Questo farà sì che il calendario venga colorato in maniera appropriata (colore corrispondente a 'prenotato' invece di colore corrispondente a 'chiuso per ferie').

Step 7: Fai una prova

Una volta impostate tutte le opzioni nel modo che ritieni opportuno, vorrai vedere come appare il tuo sistema di prenotazione agli occhi dei tuoi clienti. Fintanto che sei collegato come amministratore il tuo calendario ha un aspetto leggermente diverso da come appare ai tuoi clienti. Ad esempio, normalmente un utente non può modificare le prenotazioni fatte da altri, mentre tu puoi. Un'altra differenza importante è che le modifiche fatte dall'amministratore non innescano l'invio di email di conferma poiché questo riempirebbe velocemente la sua casella di posta mentre lavora al sito.

Quindi, per avere un'idea di cosa vedranno i tuoi clienti, è consigliabile fare logout, andare all'indirizzo web del tuo sistema, creare un account utente e infine fare di nuovo login. Assicurati di andare all'indirizzo web del tuo calendario prenotazioni e non alla homepage di SuperSaaS. Se sei interessato, c'è un breve tutorial con alcuni suggerimenti per verificare il risultato finale.

Step 8: Pubblica il calendario prenotazioni

Una volta che tutto funziona secondo i tuoi desideri metti il link al sistema di prenotazione sul tuo sito web, o spediscilo ai tuoi clienti con un'email. Se vuoi, è disponibile un tutorial su come integrare il sistema di prenotazione nel tuo sito. Puoi anche utilizzare il tuo nome a dominio al posto di supersaas.it, il setup è leggermente più complesso e viene spiegato nel tutorial Crea un indirizzo web personalizzato.

Passi successivi

Sentiti libero di tornare a questo tutorial e apportare ulteriori modifiche al calendario; quasi tutte le opzioni possono essere reimpostate mentre il sistema di prenotazione rimane online. Ti invitiamo a provare tutte le impostazioni disponibili e vedere cosa accade al tuo calendario prenotazioni.


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