Terapista

Crea un'agenda appuntamenti online per Terapisti

Questo tutorial spiega come creare un sistema di prenotazione online per un terapista. Il risultato finale è visibile in questa demo. Le medesime istruzioni sono applicabili a un sistema di prenotazione per un medico, un insegnante o un istruttore di scuola guida, ovvero in tutte quelle situazioni dove una sola persona alla volta può prenotare un determinato intervallo di tempo.

Come utilizzare questo tutorial

Il metodo più efficace per configurare un calendario prenotazioni SuperSaaS è quello "esperienziale", ovvero:

  1. crea e configura un sistema base seguendo la procedura guidata;
  2. verifica se il sistema risponde alle tue necessità;
  3. nel caso tu non sia soddisfatto, modifica la configurazione e torna al punto precedente;
  4. una volta soddisfatto, integra il sistema di prenotazione nel tuo sito.

Il link 'Prossimo capitolo' che trovi in fondo alla pagina ti permette di seguire i tutorial in maniera progressiva; comunque puoi sempre saltare a un argomento di tuo interesse mediante l'apposito indice.

Prima di iniziare la lettura di questo tutorial, se non l'hai già fatto crea un account gratuito SuperSaaS. Dopodiché entra nel tuo account e vai al cruscotto amministrativo. Se in precedenza avevi già creato altri calendari, li troverai lì, altrimenti la pagina sarà quasi vuota.

Crea e configura un sistema base mediante procedura guidata

Per avviare la procedura guidata clicca su ‘Crea calendario’ nel menu a destra. La procedura ti farà alcune domande e, in funzione delle tue risposte, creerà un calendario prenotazioni standard. All'inizio ti verrà chiesto di scegliere tra un ‘Sistema a Capacità’ e un ‘Sistema a Risorse’. Questa scelta è fondamentale in quanto, diversamente da quanto accade con tutte le altre impostazioni, può essere modificata soltanto creando da zero un altro calendario.

In questo esempio utilizziamo un sistema ‘a risorse’ poiché il terapista può visitare una sola persona alla volta. Se vuoi poter ricevere più prenotazioni nel medesimo intervallo di tempo, come nel caso di una lezione di yoga, allora hai bisogno di un sistema 'a capacità’. Anche se ti serve pianificare un solo appuntamento per intervallo di tempo, potresti comunque voler utilizzare un sistema 'a capacità' (con capacità pari a 1) in quanto esistono altre differenze tra le due tipologie di sistema. La procedura guidata spiega in dettaglio tali differenze. Per creare un sistema 'a capacità', segui l'apposito tutorial. In alcune situazioni, entrambe le scelte vanno bene; provale e vedi quale risponde meglio alle tue necessità. E' anche disponibile uno specifico tutorial sui diversi tipi di sistema.

Clicca il pulsante ‘Avanti’ per andare alla fase 2 dove puoi scegliere la modalità di accesso. Nel nostro esempio selezioniamo l'opzione ‘Sistema di prenotazione’, che richiede agli utenti di registrarsi per poter effettuare prenotazioni. L'opzione ‘Sistema self service’ produrrebbe un sistema aperto nel quale chiunque può inserire o cancellare appuntamenti. Questa seconda opzione è più appropriata per un gruppo chiuso di utenti, per esempio un ufficio. La terza opzione, ‘Calendario eventi’, consente agli utenti la sola lettura delle disponibilità, senza possibilità di modificarle.

La fase 3 ti chiede di indicare quante risorse prenotabili vuoi inserire in calendario. Se ne hai più di una, ti chiede di elencarle. In questo caso verranno raggruppate una in fianco all'altra nella parte superiore della pagina, sopra il calendario. In alternativa, puoi creare calendari separati, uno per ciascuna risorsa. Per il momento ipotizziamo un solo terapista.

La fase successiva (#4) ti chiede di dare un nome al tuo calendario prenotazioni. Questo nome, insieme a quello del tuo account, va a formare l'indirizzo web del tuo calendario. Potresti chiamarlo semplicemente “calendario” ma è più utile per i tuoi clienti se usi un nome che descrive la risorsa che stai rendendo prenotabile. Nel nostro esempio scegliamo “Terapista” e clicchiamo il bottone ‘Avanti’.

Nell'ultima fase definisci la disponibilità della risorsa prenotabile. Questa fase può variare in funzione delle scelte fatte durante la procedura guidata. Le impostazioni di partenza configurano una disponibilità standard; in seguito potrai modificare gli orari di apertura/disponibilità per ogni singolo giorno. Se gli appuntamenti hanno ora di inizio e durata fissi il sistema crea un'interfaccia utente che visualizza dei ‘blocchi’ sui quali il cliente clicca per prenotare (tale scenario è visibile in questa demo). Accadrà diversamente se scegli di offrire sessioni o trattamenti di durata variabile.

Un clic sul pulsante “Fine” crea il calendario appuntamenti e contestualmente lo mette online. Ora abbiamo un sistema di prenotazione e agenda online operativo al 100%! Vediamo come funziona.

Box bottoni

Provare le funzionalità base

Per iniziare a utilizzare il tuo calendario clicca il bottone ‘Utilizza’ che trovi nel box in alto a destra nella pagina (vedi qui a lato). Tale box compare soltanto quando hai fatto login come amministratore. Il bottone 'Utilizza' lo trovi anche nella pagina del cruscotto amministrativo, dove puoi sempre tornare cliccando sull'apposito link in alto a destra nella pagina. In alternativa puoi annotarti l'indirizzo web del tuo sistema di prenotazione, o ancora meglio, aggiungerlo ai segnalibri del tuo browser.

Calendario vuoto La prima volta che accedi al tuo calendario lo troverai vuoto. Quasi tutto ciò che vedi è configurabile. Ad esempio, puoi scegliere diverse visualizzazioni, ma su questo torneremo più avanti, ora per prima cosa proviamo le funzionalità base del sistema di prenotazione.

Cominciamo con il creare un appuntamento. Clicca su un riquadro qualsiasi del calendario per far comparire la finestra di dialogo ‘Nuova Prenotazione’. Se vuoi spostare la finestra, trascinala per la barra del titolo esattamente come faresti per una qualsiasi altra finestra sul tuo computer. Finestra Nuova Prenotazione Invece di navigare il calendario alla ricerca della data corretta, puoi cambiarla direttamente nel campo ‘Quando’. Di base il sistema richiede soltanto nome completo e telefono, vedremo in seguito come modificare questa impostazione.

Clicca ‘Crea Prenotazione’: il calendario si aggiorna e visualizza un 'blocco' corrispondente all'intervallo prenotato. Clicca sul 'blocco' e vedrai comparire una finestra contenente i pulsanti ‘Aggiorna’ ed ‘Elimina’. Il link ‘Chiudi’ chiude la finestra di dialogo; la sua funzione è identica al bottone di chiusura bianco e rosso presente nella barra del titolo della finestra.

Modificare la Configurazione

Ora hai un sistema base di prenotazione appuntamenti. Durante la creazione, però, la procedura guidata ha fatto alcune ipotesi, quindi è probabile che tu voglia modificare la configurazione per adattarla ai tuoi bisogni reali. Clicca il pulsante ‘Configura’ per andare alla pagina di Configurazione Generale e vedere un riepilogo di tutte le opzioni che puoi modificare. Questa pagina ti permette, tra le altre cose, di bloccare temporaneamente il tuo calendario prenotazioni o di eliminarlo definitivamente. Di seguito esploriamo la prima scheda, 'Risorse'. Ciascuna delle altre schede ha un suo capitolo dedicato.

Scheda Risorse

La scheda Risorse contiene le impostazioni che definiscono le risorse, ovvero gli oggetti prenotabili del tuo calendario. Questa scheda ha un aspetto differente a seconda che tu stia configurando un sistema di prenotazione 'a capacità' o uno ‘a risorse’. Nella parte superiore della scheda puoi aggiungere o eliminare risorse. Ad esempio, potresti aggiungere un altro terapista da visualizzare nello stesso calendario. Se hai già creato risorse multiple e vuoi tornare ad averne una sola per calendario puoi semplicemente eliminare le risorse in eccesso.

Nella sezione ‘Termine per decrivere un inserimento in calendario’ puoi scegliere una parola più idonea rispetto a ‘prenotazione’. Nel caso di un terapista, per esempio, potrebbe andare meglio ‘sessione’ o ‘trattamento’. Il termine scelto verrà utilizzato in tutte le finestre di dialogo, negli aiuti contestuali e nelle conferme via email. E' anche possibile personalizzare il termine ‘utente’, ad esempio in ‘cliente’, ma questa impostazione è accessibile alla pagina 'Impostazioni layout' che vedremo in seguito. Se utilizzi l'opzione 'altro' inserisci il termine nella forma "singolare,plurale" ciascuno preceduto dai simboli ª (femminile) o º (maschile).

In "Limite per utente" puoi inserire il numero massimo di appuntamenti prenotabili da un cliente. Quest'ultimo, una volta raggiunto il limite massimo, potrà solo cancellare o modificare appuntamenti. Nel conteggio puoi scegliere di includere il totale degli appuntamenti (passati e futuri) o soltanto quelli futuri.

Le opzioni successive riguardano quando e per quanto tempo la tua risorsa è prenotabile. Hai tre scelte possibili:

  1. lasciare che sia il cliente a scegliere l'ora di inizio e di fine, e quindi a decidere la durata della prenotazione. In questo caso è possibile fornire un orario d'inizio minimo e uno di fine massimo per limitare la disponibilità;
  2. specificare una durata standard per tutti gli appuntamenti;
  3. lasciare che sia il cliente a selezionare una durata da un elenco a discesa. In questo caso comparirà un box di testo dove inserire le opzioni disponibili. Leggi le istruzioni di fianco al box per capire come inserire correttamente le opzioni.

Nel paragrafo "Prezzo" puoi specificare il prezzo da far pagare ai tuoi clienti per ciascuna prenotazione. Puoi scegliere un importo fisso o variabile in funzione della durata dell'appuntamento. Per una spiegazione dettagliata di come configurare un sistema di pagamento, ti consigliamo di leggere l'apposito tutorial pagamenti.

Nel campo "Limita gli orari di inizio a" puoi elencare gli orari di inizio che il tuo cliente può scegliere. Come spiegato in precedenza, quando durata e orario d'inizio degli appuntamenti vengono fissati, il sistema visualizza in calendario dei ‘blocchi’ sui quali il cliente clicca per prenotare. In questo caso il valore nel campo "Durata standard dei nuovi appuntamenti" stabilirà le dimensioni dei 'blocchi'.

Se scegli di non limitare gli orari d'inizio, allora un appuntamento può cominciare in qualsiasi momento della giornata. In questo caso può essere utile arrotondare gli orari d'inizio in modo da evitare che i clienti prenotino appuntamenti con orari irregolari, ad esempio dalle 14:07 alle 14:43, la qual cosa produrrebbe un calendario pieno di lacune. Se limiti gli orari d'inizio e imposti un arrotondamento, verranno arrotondati solo gli orari di fine appuntamento.

Nel caso selezioni ‘Arrotonda gli orari al giorno più vicino’ il calendario non visualizzerà più ore e minuti. Questo può essere utile per prenotazioni che durano diversi giorni, ad esempio l'affitto di una casa vacanza, dove non sarebbe appropriato specificare ore e minuti d'inizio. Cliccando su "Modifica orari di apertura" puoi ulteriormente definire i periodi prenotabili. Maggiori dettagli in un capitolo successivo.


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